Las 5 reglas S.M.A.R.T. del protocolo según Capricia Penavic

5 sugerencias de protocolo y etiqueta importantes a tener en cuenta

La Jefa de Protocolo de los Estados Unidos -de 2009 a 2013-, Capricia Penavic Marshall, nos da una serie de consejos, que ella a denominado como la regla S.M.A.R.T. del protocolo. Su amplia y vasta experiencia en el mundo del protocolo, después de haber tratado con líderes de todo el mundo y participado en todo tipo de eventos y ceremonias, avalan su carrera.

 El comportamiento de una persona, sea un líder político o un simple ciudadano, debe regirse por unas reglas o normas, unas veces escritas y otras no, que ayudan a que la convivencia y el día a día sean mejores y más cordiales. Capricia da una pentaregla de gran utilidad en el mundo de la etiqueta y el protocolo.

Regla S.M.A.R.T. del protocolo según Capricia Penavic

1. S de 'shake hands'. Darse la mano. Es correcto y apropiado dar la mano a todas las personas que nos presentan o bien dar la mano cuando nos encontramos con personas que ya conocemos previamente. En situaciones expecionales, como la provocada por la Covid19, un simple gesto de saludo en la distancia y una sonrisa será más que suficiente para cumplir con las reglas de cortesía y buena educación. El apretón de manos debe ser corto y realizado con cierta intensidad, sin hacer demasiada fuerza.

2. M de 'meet'. En los encuentros y presentaciones hay que seguir la precedencia marcada por el protocolo. Cuando hacemos las presentaciones se debe nombrar primero a la persona de mayor rango o importancia: "Majestad, le presento al consejero de Cultura de la Comunidad de …, don...". A igualdad de rangos o importancia de los presentados se suele utilizar el criterio de la edad para establecer el orden de precedencia en las presentaciones -y en otras ocasiones donde sea necesario establecer un orden de precedencia-.

Es apropiado dirigirse por el nombre completo o por el apellido de las personas con las que estamos hablando, hasta que ellas nos inviten a tutearlas y a usar el nombre de pila para dirigirnos a ellas.

Si se nos olvida el nombre de una persona no está de más pedir, de forma educada, que nos lo repitan: "Perdone, ¿su nombre era? es que no lo recuerdo bien". También podemos decir algo similar a: "se me ha ido su nombre de la cabeza ¿cuál era su nombre?". Si surge esta duda en el momento de las presentaciones podemos pedir que nos lo repitan en ese instante: "Disculpe, no le entendido bien. ¿Me lo puede repetir?".

En las reuniones, cuando son con pocas personas, es correcto y apropiado levantarse cuando llega alguien. Cuando las reuniones tienen lugar con muchas personas, solo nos levantamos cuando la persona que entra se acerque a saludarnos. Si la persona que entra es un alto cargo o una autoridad relevante, si es correcto levantarse aunque la reunión sea con muchas personas.

3. A de 'ace elevator…' Las reglas de etiqueta en un ascensor son muy sencillas. Nos debemos colocar más alejados de la puerta en la medida en que nuestro piso destino sea más alto. Lo mismo que ocurre en el autobús, el metro, etcétera. Si estamos cerca de los botones podemos preguntar ¿a qué piso/planta va? a la persona que entra y presionar el botón por ella, si no alcanza con facildad el cuadro de los botones.

Cuando llegamos a una planta determinada, si no es la nuestra y estamos cerca de la puerta, es correcto salir del ascensor para facilitar la salida de las personas que se bajan en esa planta y volver a entrar en el ascensor.  Para entrar en el ascensor es correcto ceder el paso lo mismo que hacemos al pasar por una puerta: mujeres, personas mayores, personas con algún impedimento o que van cargadas, etcétera.

4. R de 'restrict interruptions'. Controlar las interrupciones. El constante uso de las nuevas tecnologías y las comunicaciones -teléfonos, portátiles, tablets...- hacen que las interrupciones sean cada vez más habituales. No debemos tolerar las interrupciones, salvo algunas excepciones. Se ha demostrado que las personas que sufren muchas interrupciones y 'distracciones' tienen mayores tasas de agotamiento y cometen muchos más errores.

Interrupciones 'involuntarias'. Cuidado con entrar en el despacho de un compañero para resolver alguna duda o hacerle alguna pregunta. Estas interrupciones, que nos pueden parecer 'leves', si ocurren con cierta frecuencia pueden llegar a interferir en el trabajo de esa persona. Pensemos por un momento, que si lo hacemos nosotros lo pueden hacer muchas otras personas de la oficina. Para evitarlo, es mejor pedirle una cita o unos minutos de atención de forma previa mediante un correo, un whatsapps o cualquier otro medio de comunicación que menos le interrumpa.

Los teléfonos móviles-celulares o tablets, mejor en silencio o apagadas. Salvo que esperemos una comunicación urgente, cosa que debemos advertir a nuestros compañeros de mesa o reunión.

Para escuchar música, ver vídeos, etcétera, es apropiado utilizar los auriculares, para no molestar al resto de personas que están a nuestro alrededor. Si hablamos con otras personas, debemos quitarnos los auriculares y prestarles toda la atención que se merecen.

5. T de 'thank you'. Ser agradecido y despedirse adecuadamente son reglas de cortesía que todo buen anfitrión debe tener en cuenta. Los anfitriones deben acompañar a sus invitados hasta la puerta, donde se hará la despedida.

También, un buen anfitrión agradece la visita. El invitado, por su parte, agradece la invitación a los anfitriones. El invitado puede enviar una nota de agradecimiento al día siguiente.

Para terminar, hay que evitar la 'ténica ghosting'. Consiste en 'desaparecer' de forma deliverada y no contestar a ninguna comunicación. Siempre es mejor declinar una invitación o decir que no a cualquier tipo de participación que, como se dice en España, 'dar la callada por respuesta'.