58. Atención a imprevistos.
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos.
6.8 Atención a imprevistos.
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos. Algunos son propios de la logística de la actividad: "Uno de los invitados especiales no llegó a tiempo y hay que reacomodar la mesa de honor; una proyección en Power Point no funciona; la asistencia al evento es mínima o, por el contrario, hay sobrecupo y las sillas no alcanzaron, quedan muchas personas de pie; uno de los expositores se alarga mucho más de la cuenta en su exposición, y en el público empieza a haber expresiones de aburrimiento o cansancio".
Quien o quienes estén a cargo de la organización general de la actividad deben tener la capacidad de atender éstas u otras situaciones. El principio sobre el que debe atenderse, es la comodidad, cortesía y agrado de los participantes.
Como prevención ante imprevistos, conviene establecer un contacto permanente con quien coordine la labor concreta de apoyos de las oficinas de Comunicaciones, Mantenimiento, Brigada de Emergencia, Administración de Auditorios y Protocolo, etc.
El organizador de la actividad deberá prever qué hacer si los invitados especiales no llegan o llegan tarde, así como el límite de tolerancia en caso de este tipo de retrasos. En el caso de algún cambio, deberá informar al maestro de ceremonias, al presentador y a la persona encargada de colocar las tarjetas de mesa.
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Si en una ceremonia se deben colocar varias banderas de departamentos o municipios, ocupará el segundo lugar, a la derecha de la nacional, la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira. -
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La mesa de honor debe estar organizada con mucha antelación y mostrar pulcritud, con los implementos necesarios. -
Tarjetas lord para reuniones urgentes o de pocas personas. -
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Así se envíen tarjetas, los oficios, carta o nota son necesarios cuando se trata de Altas Dignatarios, para sustentarles la importancia de la ceremonia. -
Las presidencias son el mayor honor en un acto y podrá ejercer la dirección real del mismo, iniciando y terminando.