140. Formalidades para recibir una visita.

18. Acciones protocolarias.

18.1 Formalidades para recibir una visita.

1. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad.

2. En el caso de ser una visita al Despacho, son las auxiliares administrativas de los Directivos, quienes recibirán a la visita, estrechándole la mano sólo si éste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no.

3. Luego deberá conducir al visitante hasta el Despacho. La auxiliar administrativa siempre en primer lugar, para indicarle el camino. Llegados a la puerta del Despacho, corresponde abrir la puerta a la auxiliar administrativa, anunciar al visitante, y cerrarla tras de sí, dejando a la visita a solas con el anfitrión.

4. El anfitrión, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se da la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.

5. Si el anfitrión está ocupado a la llegada del visitante, la persona encargada del protocolo en la institución deberá acompañarle y departir con él todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deberá ser esperada hasta el término de su reunión y conducida a la puerta de salida y despedida amablemente.

6. Finalmente, es necesario registrar los datos del visitante en una ficha o libro de huéspedes ilustres, para archivo y la posteridad.

7. Cuando se despide a la visita se debe acompañar hasta la recepción para que la auxiliar administrativa la conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarquía el propio Directivo debe llevarlo hasta la puerta, acompañándose al efecto de la persona encargada del Protocolo en la institución.