
121. Fallecimiento de un miembro de la Comunidad Universitaria.
Conocida la ubicación de la sala donde se velarán los restos, la Institución envía un ramo fúnebre.
14.3 Protocolo en caso de fallecimiento de un miembro de la Comunidad Universitaria.
- Conocida la noticia, se deberá coordinar la visita del o la jefe de personal, Bienestar Universitario y el Coordinador(a) de Protocolo a la casa de la familia.
- Conocida la ubicación de la sala donde se velarán los restos, la Institución envía un ramo fúnebre.
- Asistencia a la velación.
- Protocolo del pésame: El Rector y Vicerrectores deberán personalmente expresar el pésame en caso de fallecimiento de un Directivo de la Institución y estarán acompañados del o la Coordinadora de Protocolo.
- Cuando sea el caso de un funcionario de la Institución, el o la director(a) o Jefe del área respectiva, deberán personalmente expresar el pésame a los familiares, acompañados del o la Coordinador(a) de Protocolo de la Institución.
- Cuando sea el caso de un estudiante, el o la Decano(a) y el o la directora(a) de Programa, deberán personalmente expresar el pésame a los familiares, acompañados del o la Coordinador(a) de Protocolo de la Institución.
- El personal que desee podrá asistir al velorio, debiendo asegurar que la institución esté presente.
- Una comisión acompañará al féretro hasta el cementerio, para lo cual podrán asistir todos los que deseen previa autorización de su jefe inmediato superior quien se asegurará de no dejar abandonado el servicio.
- Disponer de transporte para el traslado de personas.
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La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos.
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Solicitar la presencia del Rector para un determinado acto o evento.
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Designación de un delegado para representar al Señor Rector en acto protocolarios.
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Las placas conmemorativas, dentro del contexto protocolario, se colocan con la finalidad de dejar constancia de un hecho para el futuro, para recordar...
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Así se envíen tarjetas, los oficios, carta o nota son necesarios cuando se trata de Altas Dignatarios, para sustentarles la importancia de la ceremonia.
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Ubicación de las banderas. Ubicación de los invitados. Orden de los oradores.
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Protocolo Notarial, Gubernamental, Internacional o Diplomático, Religioso, Deportivo, Militar y Social.
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Texto diploma, condecoración.
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La decisión de poner la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira a media asta sólo puede ser dada por el Rector.
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Dirección general, comisión académica, comisión financiera, comisión logística, comisión comunicaciones, comisión protocolo, comisión de cultura...
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Comunicación a los Directivos de la Universidad para la celebración de un acto.
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Deben contener los datos básicos: quién invita, a quién invita, a qué, cuándo y dónde.