54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.3.2 Segunda fase de ejecución.
Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.
a. Registro.
- Puntualidad del personal y la agenda.
- Recibimiento a los invitados.
- Inscripción.
- Entrega de credenciales y portafolios.
b. Desarrollo del evento.
- Lugar de registro e información.
- Desarrollo del evento.
- Acto social - agencia de festejos.
- Música.
- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.
6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.
Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.
Etapa que se puede definir en tres valoraciones:
a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.
b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.
c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.
Esta fase termina con:
a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.
b. Coordinación pago a proveedores.
c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.
d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).
e. Archivo del material usado.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Invitar es un acto voluntario en el que se expresa el deseo de considerar una serie de personas como algo importante dentro de la institución, para que la acompañen en un acontecimiento que considera importante. -
Las condecoraciones otorgadas por la Universidad serán impuestos por el Señor Rector, en un acto protocolario que tendrá lugar en el sitio designado para tal efecto. -
Presidencias, invitados de honor, invitados especiales, colaboradores, patrocinadores, público en general... -
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
Acta de nombramiento de visitante ilustre. -
El uso de las prendas de etiqueta, no corresponde a las personas que asisten a los diferentes actos públicos. -
Cuando se ubican personas siempre se debe tener en cuenta que se considera la derecha y la izquierda... -
El comportamiento en un espectáculo de este tipo tiene ciertas indicaciones similares a la de una ceremonia. -
Su finalidad es poner a conocimiento del público una obra o serie de obras. -
Ingreso de personajes. Portanombres. Tarjetas de reservado. Plano de ubicación. Simulacro. -
Acto de presentación de un libro. -
Ubicación de las banderas. Ubicación de los invitados. Orden de los oradores.