54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.3.2 Segunda fase de ejecución.
Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.
a. Registro.
- Puntualidad del personal y la agenda.
- Recibimiento a los invitados.
- Inscripción.
- Entrega de credenciales y portafolios.
b. Desarrollo del evento.
- Lugar de registro e información.
- Desarrollo del evento.
- Acto social - agencia de festejos.
- Música.
- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.
6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.
Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.
Etapa que se puede definir en tres valoraciones:
a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.
b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.
c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.
Esta fase termina con:
a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.
b. Coordinación pago a proveedores.
c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.
d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).
e. Archivo del material usado.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
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Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito. -
Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios. -
Visitas generales a la Universidad. -
Existen una serie de actividades en las que los miembros de la institución se ven involucrados frecuentemente y que están sometidas a reglas del Protocolo. -
Sugerencias sobre ubicación en la mesa de honor. Ubicación en la mesa de honor. -
Son los actos organizados por la Universidad a la vista de pocos, sin formalidad ni ceremonia alguna. -
Coordinar la organización y desarrollo de los eventos convocados por el Señor Rector. -
Protocolo Notarial, Gubernamental, Internacional o Diplomático, Religioso, Deportivo, Militar y Social. -
Dirección general, comisión académica, comisión financiera, comisión logística, comisión comunicaciones, comisión protocolo, comisión de cultura... -
Su finalidad es poner a conocimiento del público una obra o serie de obras. -
Los actos sociales de común concurrencia son los banquetes, almuerzos, comidas, recepciones y cócteles. -
Es importante destacar que cada uno de estos tipos de eventos poseen sus propias características, objetivos...