54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.3.2 Segunda fase de ejecución.
Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.
a. Registro.
- Puntualidad del personal y la agenda.
- Recibimiento a los invitados.
- Inscripción.
- Entrega de credenciales y portafolios.
b. Desarrollo del evento.
- Lugar de registro e información.
- Desarrollo del evento.
- Acto social - agencia de festejos.
- Música.
- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.
6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.
Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.
Etapa que se puede definir en tres valoraciones:
a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.
b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.
c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.
Esta fase termina con:
a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.
b. Coordinación pago a proveedores.
c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.
d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).
e. Archivo del material usado.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
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El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor. -
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Con respecto a la llegada de la delegación al lugar preestablecido para la reunión estarán esperando el anfitrión junto con la comitiva a los invitados extranjeros. -
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En cualquier sitio representativo de la Universidad. En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad como parte del logotipo institucional. -
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En la Universidad o en la ciudad se presentan diferentes actividades al mismo tiempo, que además convocan, al menos parcialmente, al mismo público...
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Si en una ceremonia se deben colocar varias banderas de departamentos o municipios, ocupará el segundo lugar, a la derecha de la nacional, la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira.