154. Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
20.3 Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico, con las siguientes especificaciones:
1. Dirigida a la Oficina de Protocolo.
2. Firmada por la autoridad de la Unidad responsable del evento.
3. Especificar nombre, fecha, lugar, objetivo del evento y servicios solicitados.
4. La solicitud debe hacerse con la anticipación indicada.
5. Actos de protocolo Solemnes: 45 días.
6. Actos de protocolo Académicos, Institucionales e Interinstitucionales: 30 días.
7. Actos culturales o deportivos y sociales: 15 días.
En la Universidad la realización de actividades han tomada cada vez mayor fuerza, por lo tanto para la organización de éstos eventos universitarios, el protocolo debe ser aplicado estratégicamente para transmitir mensajes que difundan la esencia de la Institución, contribuyendo al logro de la misión universitaria, al fortalecimiento de los vínculos institucionales.
Asimismo debe ser utilizado como herramienta fundamental para la organización y planificación de eventos, agregando valor al definir la cultura organizativa de la imagen institucional.
Cabe resaltar que La Oficina de Protocolo debe estar para responder a las exigencias de la Comunidad Universitaria, en la administración y dirección del Protocolo y Ceremonial requerido para el efectivo desarrollo de los eventos universitarios.
Estructura.
Capital Humano.
1. Coordinador(a) de Protocolo.
2. Presentador(a).
3. Auxiliar de Protocolo.
4. Monitores de Protocolo.
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Se refiere a los actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, por algún motivo asisten personas de la Universidad. -
Tarjetas para eventos muy especiales. -
Cuando se firma un convenio interinstitucional, en el acto deberá estar presente además del Maestro de Ceremonia, una persona que ayude a hacer el cambio de carpetas... -
El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor. -
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La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia. -
Identificar un lugar para llevar a cabo la Audiencia Pública, debe ser amplio, respondiendo a las necesidades de la Institución y de fácil acceso a la ciudadanía. -
En este acto de conmemoración se pueden hacer reconocimientos a personas internas o externas de la institución, por razones profesionales, literarias o artísticas. -
Libro de firmas de visitantes ilustres. -
El protocolo que debe acompañar a un acto público implica la planificación previa del acto. -
Son las reglas de cortesía y buenos modales necesarios en cualquier vínculo para hacer más fáciles las relaciones personales. Cuanto más se apliquen a los actos diarios, mejor contribuirán al éxito de cada persona. -
Diploma en pergamino de Visitante Ilustre.