154. Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
20.3 Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico, con las siguientes especificaciones:
1. Dirigida a la Oficina de Protocolo.
2. Firmada por la autoridad de la Unidad responsable del evento.
3. Especificar nombre, fecha, lugar, objetivo del evento y servicios solicitados.
4. La solicitud debe hacerse con la anticipación indicada.
5. Actos de protocolo Solemnes: 45 días.
6. Actos de protocolo Académicos, Institucionales e Interinstitucionales: 30 días.
7. Actos culturales o deportivos y sociales: 15 días.
En la Universidad la realización de actividades han tomada cada vez mayor fuerza, por lo tanto para la organización de éstos eventos universitarios, el protocolo debe ser aplicado estratégicamente para transmitir mensajes que difundan la esencia de la Institución, contribuyendo al logro de la misión universitaria, al fortalecimiento de los vínculos institucionales.
Asimismo debe ser utilizado como herramienta fundamental para la organización y planificación de eventos, agregando valor al definir la cultura organizativa de la imagen institucional.
Cabe resaltar que La Oficina de Protocolo debe estar para responder a las exigencias de la Comunidad Universitaria, en la administración y dirección del Protocolo y Ceremonial requerido para el efectivo desarrollo de los eventos universitarios.
Estructura.
Capital Humano.
1. Coordinador(a) de Protocolo.
2. Presentador(a).
3. Auxiliar de Protocolo.
4. Monitores de Protocolo.
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Es la reunión de personas interesadas en los temas a desarrollar, está orientada a proporcionar información o contenidos teóricos sobre un tema previamente definido. -
El presente documento recoge reglas generales de Protocolo, Etiqueta y ceremonial aplicable a la dinámica de la Universidad. -
Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios. -
Cuando asistan invitadas autoridades del sector público y privado a un acto, se dará preferencia, en caso de igualdad al sector público. -
Matrículas de honor. Estudiante distinguido. Premios a la investigación. Exaltación de mértios. Beca "Jorge Martínez Roa".
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Sugerencias sobre ubicación en la mesa de honor. Ubicación en la mesa de honor. -
Si se trata del fallecimiento de otros familiares de los miembros de la Institución, se manifestará su público pésame con la remisión de una nota escrita. -
El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados -
Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones -
Con respecto a la llegada de la delegación al lugar preestablecido para la reunión estarán esperando el anfitrión junto con la comitiva a los invitados extranjeros. -
Acto de entrega de una donación a la Universidad. -
Acta de nombramiento de visitante ilustre.