154. Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
20.3 Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico, con las siguientes especificaciones:
1. Dirigida a la Oficina de Protocolo.
2. Firmada por la autoridad de la Unidad responsable del evento.
3. Especificar nombre, fecha, lugar, objetivo del evento y servicios solicitados.
4. La solicitud debe hacerse con la anticipación indicada.
5. Actos de protocolo Solemnes: 45 días.
6. Actos de protocolo Académicos, Institucionales e Interinstitucionales: 30 días.
7. Actos culturales o deportivos y sociales: 15 días.
En la Universidad la realización de actividades han tomada cada vez mayor fuerza, por lo tanto para la organización de éstos eventos universitarios, el protocolo debe ser aplicado estratégicamente para transmitir mensajes que difundan la esencia de la Institución, contribuyendo al logro de la misión universitaria, al fortalecimiento de los vínculos institucionales.
Asimismo debe ser utilizado como herramienta fundamental para la organización y planificación de eventos, agregando valor al definir la cultura organizativa de la imagen institucional.
Cabe resaltar que La Oficina de Protocolo debe estar para responder a las exigencias de la Comunidad Universitaria, en la administración y dirección del Protocolo y Ceremonial requerido para el efectivo desarrollo de los eventos universitarios.
Estructura.
Capital Humano.
1. Coordinador(a) de Protocolo.
2. Presentador(a).
3. Auxiliar de Protocolo.
4. Monitores de Protocolo.
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Sobre un amarillo ocre, cuatro franjas delgadas de igual tamaño en su orden: blanco, azul celeste, verde y rojo. -
Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito. -
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
Es importante destacar que cada uno de estos tipos de eventos poseen sus propias características, objetivos... -
Se encarga de poner en contacto a los participantes con el público. Tiene la gran responsabilidad de conducir el evento cualquiera que este fuere: Académico, sesiones solemnes, discursos, conferencias, etc. -
Aviso fúnebre. -
La ceremonia de firma de un documento especial por parte del Señor Rector, podrá llevarse a cabo en la Sala del Consejo Superior o el sitio adecuado para tal fin. -
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El tratamiento para el Rector será "Señor Rector" y siempre se le tratará de usted. -
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Distribución de lugares en un vehículo.