86. Protocolo actos. Ingresos personajes. Portanombres. Tarjetas. Plano ubicación.

11.8 Ingreso de personajes.

Debe tenerse en cuenta que las personas que presiden una ceremonia, entran en último término al recinto. Por ello se debe disponer de una pequeña sala anexa e ingresar en el momento exacto en que comenzará el evento. Ese momento debe ser la hora indicada en las invitaciones, porque la puntualidad es el elemento fundamental en el ceremonial.

11.9 Portanombres.

En la mesa de honor deben colocarse los portanombres de quienes presiden la ceremonia. En caso de no existir mesa pero sí sillas, se sitúan tarjetas con el nombre y cargo en el espaldar de cada asiento.

11.10 Tarjetas de reservado.

No se debe colocar Tarjetas con el nombre de la persona invitada en las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la asistencia del funcionario o autoridad. Se recomienda colocar tarjetas de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales.

11.11 Plano de ubicación.

Es recomendable que siempre se cuente con un plano de distribución de los espacios preferenciales que ayudará a la ubicación ordenada de los invitados.
Prever el ingreso con señalización desde el sitio de llegada hasta el auditorio donde se llevará a cabo el acto, para comodidad y orientación de los asistentes a un acto.

Una función primordial del equipo de recepción, además de la buena atención del invitado, es la de "Consultar con toda Moderación" su nombre y cargo y transmitirlos correctamente a los responsables situados en el Auditorio, de modo que quienes ubican a los invitados les otorguen la cortesía de rigor y los oradores de orden cuenten con las referencias para que estén en capacidad de hacer las menciones que quiera realizar.

11.12 Simulacro.

Para que una ceremonia tenga el menor número de errores, se hace un simulacro e igualmente una visita de avanzada.

Con el simulacro se logran corregir detalles y precisar aspectos. Con la visita de avanzada (realizada con suficiente anticipación), también se detallan aspectos claves que de otra forma sería imposible apreciar.