04. Descripción del proyecto. Situación del problema.

1. Descripción del proyecto.

1.1 Situación del problema.

Es necesario que la Universidad Tecnológica de Pereira de acuerdo a su categoría y posicionamiento actual, tenga un Manual de Protocolo para los actos públicos como un código de organización, de manera que a todos los que participan en una actividad se sientan bien atendidos, cómodos y respetados.

Todos estos encuentros que realiza la Universidad, deben estar regidos por un reglamento que facilite la interrelación, contribuya al desarrollo integral de las relaciones humanas dentro y fuera de la institución, y sirva para fortalecer su imagen institucional, y en aquel lugar es donde es importante tener presente el manual de protocolo, porque la atención de la imagen, tanto interna como externa, es una clave para el éxito de cualquier organización. Para ninguna persona es un secreto que la cortesía es imprescindible para comenzar cualquier relación o diálogo y aún más en el ámbito laboral.

El Manual sirve para resolver dudas acerca del ceremonial, el protocolo y la etiqueta, sencillas preguntas que se pueden formular los miembros de la comunidad universitaria a la hora de organizar un acto:

- ¿Cómo realizar una invitación?

- ¿Cómo ordenar a las Directivas de la Institución?

- ¿Quién debe presidir un acto y cómo se debe tratar?

- ¿Cómo ordenar las precedencias mixtas en un acto institucional: Autoridades internas y externas?

- ¿Qué personas deben pronunciar discurso y en qué orden?

- ¿Qué personas deben ir en la mesa principal y en qué orden?

- ¿Se tiene que recibir a los invitados de la misma manera?

- ¿Cómo se ubican las banderas institucionales y de otras entidades que participan en un acto interinstitucional?

- ¿Cuándo se deben colocar los himnos: nacional, departamental, local, institucional, y en qué orden?

Toda organización que tenga un manual y una persona encargada del protocolo evidencia una gran perspectiva de futuro, al velar por su imagen, capaz de difundir los valores de la empresa en todas y cada una de sus actuaciones y del manejo de unas relaciones dinámicas y cordiales.

La incorporación del protocolo en la estrategia institucional es una necesidad, ya que el mismo se convierte en un valor agregado a la imagen tanto personal como corporativa. Mejora la calidad de vida y las relaciones interpersonales de todos sus miembros, por lo que su conocimiento y aplicación deben formar parte de la estrategia de preparación de los recursos humanos.

El desafío que se presenta con las transformaciones que está viviendo el mundo, busca creatividad y flexibilidad en las organizaciones, las empresas se tienen que preparar para ajustarse a situaciones cambiantes y construir su estrategia de relaciones interpersonales e interinstitucionales basadas en las normas de protocolo, porque éstas ayudan a desarrollar una imagen institucional sensata y al tiempo eficaz, atendiendo todos los pormenores en las relaciones humanas, este cuidado estricto se extiende hacia todos las círculos de la institución jerarquizando la tarea, así como los productos y/o servicios que brinda. Además da seguridad en el fluido de la comunicación interpersonal de la institución, ya que traza un camino fácil de seguir para quienes las respetan garantizando a sus miembros comentar discretamente sus inquietudes, en el plano individual permite dirigirse hacia el resto de la institución con decoro y educación, creando una confianza de amistad hacia las personas que efectivamente ayudarán a obtener los objetivos que se proyectan.

El proceso de globalización hace que los lazos de amistad interinstitucionales e interpersonales aumenten cada vez más, porque representantes de la institución como de organizaciones extranjeras ven la necesidad de visitarse entre si, atraídos por establecer intercambios comerciales, por lo que es preciso que se tenga conocimiento de la efectividad que tienen las buenas maneras en el mundo de los negocios, en esta interacción es importante poder desenvolverse correctamente, conociendo sus costumbres, culturas y tradiciones y es ahí donde el protocolo juega un papel importante en este proceso. Irradiar una imagen personal seria fortalece la imagen de la institución en el exterior, da mayor confianza. No se puede ignorar que el conocimiento y la práctica de las normas protocolares es uno de los procedimientos mas viables y de mayor posibilidades para elevar la eficiencia del personal, lo cual ayuda a conseguir la tan anhelada "Excelencia".

La competitividad es uno de los desafíos más imprescindibles que adquiere una empresa moderna en el mundo actual, y para alcanzarla, existe una herramienta indispensable: la capacitación en protocolo, para que afronte los nuevos retos y obtenga la habilidad en su desempeño y comportamiento social y empresarial, como un proceso establecido y desarrollado del personal, la cual es necesaria a fin de conseguir incursionar con éxito por la compleja sociedad de una economía cada vez más competitiva.

Se requiere mantener unas relaciones institucionales de gran altura, cortesía, respeto y amabilidad, para así poder atender los requerimientos de cualquier solicitud por parte de los clientes y proveedores, y que estos queden satisfechos frente al manejo y trato dado por parte de los empleados. Estos finalmente, son el recurso humano de las empresas y son quienes transmiten al exterior la imagen y la esencia de cualquier organización.

La globalización, la internacionalización de la economía, los rápidos cambios en los espacios y tiempos generados por la revolución de las comunicaciones, ofrece oportunidades para el desarrollo de cualquier organización, pero a su vez le exige a las empresas competir ventajosamente en los ambientes globalizados, lo que las ha conducido a investigar técnicas para diferenciarse de las otras, muchas veces las diferencias no las establecen los productos o servicios ofrecidos, ni sus precios, sino las buenas maneras, el buen trato y la cordialidad de los empleados y directivos de la empresa. El protocolo ayuda a diferenciar unas empresas de otras.

El principal propósito del Manual de protocolo, es contribuir a proteger la imagen institucional, el mundo se está transformando intensa y apresuradamente y la Universidad debe ser competente no sólo de persistir sino de anticiparse a esos cambios. Las buenas maneras y el don de gentes no tienen fronteras, el protocolo es una herramienta que definitivamente la institución puede utilizar con confianza para entrar en el ámbito de los negocios.