27. Presidencias en los Actos Administrativos. Firmas de Convenios.

Firmas de Convenios.

La firma de Convenios constituye otro de los actos comúnes en el protocolo universitario. Se entiende como tal el acto por el cual dos entidades suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir con presencia de otros invitados o sin ella. Generalmente se hace una firma pública con el fin de difundir el contenido y compromisos adquiridos por ambas partes.

Los principales invitados en estos actos son los medios de comunicación y, por lo general tan sólo intervienen las partes firmantes, aunque a veces estos se hacen acompañar de directivos o de entidades que van a financiar los proyectos que se suscriben. Las Instituciones universitarias suscriben convenios con otras universidades, con Instituciones Públicas, Entidades Privadas, Asociaciones.

Las fórmulas que se emplean para la firma de convenios pueden ser varias aunque la más habitual es la firma de tantos ejemplares como firmantes e intercambio de los mismos. El protocolo de actuación es sencillo, lo primero y una vez dada la bienvenida y las gracias por la asistencia de los medios de comunicación e invitados presentes es proceder a la firma del Convenio, palabras de los firmantes comenzando por el anfitrión, prevalecerá en precedencia el que organice el acto, para finalizar dando la palabra a los medios de comunicación por si necesitan cualquier tipo de aclaración sobre el convenio.

Los miembros de la mesa serán los firmantes del convenio y si fuera necesario que les asistan algún técnico o representante la proporción siempre será equilibrada, ya que no hay que olvidar que es un acuerdo entre diferentes partes sin que predomine ninguna de ellas.

Normalmente este acto de firma de convenios se realizará con una presidencia sentada, si bien es cierto que este modelo sirve cuando son dos o tres entidades las que van a firmar.

Otro escenario posible es utilizar una presidencia de pie con un micrófono o atril y con una mesa lateral donde se encontrará depositado el convenio e irán pasando para la firma, uno a uno, los representantes de las diferentes entidades firmantes. En este caso tan sólo se firmará un ejemplar y a puertas cerradas se procederá a la firma del resto de ejemplares. El anfitrión pronunciará las primeras palabras e irá dando la palabra al resto de los miembros firmantes que se irán acercando al micrófono dispuesto al efecto o atril. Seguidamente se procederá a dar la palabra a los medios de comunicación. (ver escenarios)

Si al acto de firma de un convenio van a asistir varios acompañantes de los firmantes sería correcto reservar un lugar para ellos, lo más próximos a sus jefes, pero sin olvidar que si también hemos convocado a los medios de comunicación estos deberán tener una colocación óptima para realizar a gusto su trabajo, conexión de sonido, imágenes claras y sin cabezas de invitados.