Negociar en Malasia. Tarjetas de visita y otros conceptos. Protocolo empresarial

Reglas de cortesía y buenos modales para hacer negocios en Malasia

Conocer algunas cuestiones sobre la cultura, las costumbres y las tradiciones de un país es importante para evitar cometer errores que pueden perjudicar nuestras negociaciones.

Los países asiáticos son, en general, los que tienen mayores diferencias de costumbres, ceremonias y tradiciones con los países occidentales. Por esta razón, hay que tener mucho cuidado con lo que hacemos y lo que decimos. Veamos algunas cuestiones generales.

Buenas maneras y reglas de cortesía para hacer negocios en Malasia

1. Reuniones y citas de negocios. El primer paso a dar al llegar a una reunión es hacer las correspondientes presentaciones entre las personas que van a participar en la reunión. Se deben hacer las presentaciones en orden jerárquico.

Cuando se expone un tema, no es buen argumento de venta la comparación de nuestros productos con otros similares, aunque salga ganando el propio producto. No les gustan este tipo de argumentos como técnica de venta.

2. Tarjetas de visita. Las tarjetas de visita son para los malayos una carta de presentación muy importante, por lo que se deben imprimir en una cartulina de calidad y con una buena impresión. Para ellos una tarjeta elegante es aquella impresa en caracteres dorados. No obstante, una tarjeta de visita puede estar impresa en tinta negra, pero con gran calidad.

Las tarjetas de visita, es aconsejable que estén impresas en el idioma local. Otra buena opción a tener en cuenta, es imprimir las tarjetas de visita en chino, debido a la gran cantidad de empresarios cuyo origen es chino.

Nada más terminar las presentaciones es cuando se procede a repartir las tarjetas de visita entre los asistentes. Siempre se deben entregar por el lado que está impreso su idioma o en un idioma común utilizado para negociar.

La tarjeta de visita debe contener los datos más elementales de la persona: nombre completo, nivel educativo (carrera si la tiene), cargo profesional. En Malasia es habitual encontrar este tipo de información en las tarjetas de visita.

Los malayos reciben su tarjeta de visita con ambas manos, y la observan durante un tiempo. La tarjeta se guarda en el tarjetero, en la carpeta o en la agenda, pero no la debemos guardar en el bolsillo (al menos del pantalón). Tampoco se debe escribir sobre ellas. Cuando recibimos una tarjeta de visita debemos hacer lo mismo que ellos. Observarla detenidamente, y guardarla. No escribir sobre ella ningún tipo de anotación porque es considerado un gesto poco correcto.

3. Empresarias. Las mujeres empresarias o ejecutivas pueden tener algunas dificultades para hacer negocios en Malasia. Su cultura es aún poco tolerante con las mujeres. No obstante, las mujeres extranjeras reciben un trato muy diferente al que reciben las mujeres locales.

4. Etnias. Malasia en un país receptor de muchas personas de otros países. Es bastante habitual que hagamos negocios con personas de diferentes países, sobre todo con personas de China y de la India. Algunos de estos empresarios tienen diferencias culturales significativas con los malayos propios del país. Debemos tenerlo en cuenta a la hora de negociar. Los malayos son personas que deben confiar en la persona para hacer negocios con ellos. Por esta razón, el conocimiento personal es bastante importante para ellos.

5. Tiempo. Las negociaciones en Malasia suelen ir a un ritmo lento, por lo que debemos tener paciencia para llegar a establecer una buena relación empresarial con nuestros colegas. Debemos saber, a la hora de hacer nuestras previsiones, que tendremos que hacer varios viajes al país, antes de llegar a cualquier acuerdo.

6. Confianza. Es una palabra fundamental para tener éxito en las negociaciones. La persona es muy importante para ellos y por esta razón es fundamental transmitirles firmeza y confianza. No obstante, no pensemos que ganarse su confianza es un éxito asegurado para nuestros negocio. Es una fase más, nada más. Ellos analizarán muchos otros aspectos de nuestra propuesta, como el económico, entre otros.

7. Respeto. Los malayos son muy respetuosos con sus mayores y con sus superiores. Tratemos siempre con respeto a estas personas. Si entramos en un lugar donde hay un grupo de personas debemos saludar primero a las personas de más edad. No es correcto estar fumando mientas saludamos a otra persona. Tampoco es educado saludar a otra persona con gafas de sol, cubierto con un sombrero o visera o con cualquier otro objeto que nos tape los ojos y la cabeza.

8. Idioma. Por pura lógica, y como siempre decimos en cuanto al idioma, no hay nada como el idioma local. Pero como la dificultad del mismo es manifiesta, se puede optar por el idioma inglés. Hay que tener cuidado con los posibles malos entendidos que se puedan dar por el idioma. Hay que hablar claro y con palabras sencillas. Nada de frases complicadas y largas explicaciones. Puede ser una buena idea contar con los servicios de un traductor-intérprete. El Bahasa es el idioma oficial de Malasia y es conveniente, al menos en las primeras reuniones tratar en su idioma. Posteriormente, se puede evaluar el nivel de otros idiomas de nuestros anfitriones.

Hay que contar con que si necesita realizar trámites oficiales, éstos los deberá hacer en Bahasa, aunque podemos adjuntar una copia a mayores en inglés. Por lo tanto, si tenemos que hacer trámites oficiales, nos será imprescindible contar con los servicios de un traductor.

Es un gesto de cortesía aprender unas palabras en su idioma, Bahasa. Es un detalle que nos agradecerán. Al menos un vocabulario básico del tipo hola (hello), adiós (selamat tinggal), gracias (terima kasih), buenos días (selamat pagi), etcétera.

9. Los malayos más tradicionales -conservadores- puede que solo hagan negocios con aquellos que profesen o estén de acuerdo con la religión islámica. Estos malayos suelen ser bastante autosuficientes, muy reflexivos y pueden buscar el consejo de otras personas, a partir del grupo en el que ellos se apoyan para la toma de decisiones.

Tomar una decisión para estos malayos más tradicionales suele ser una combinación de diversos factores: el religioso, influenciados por sus creencias islámicas, sentimientos subjetivos, análisis de los puntos expuestos, etcétera.

10. Reputación. Hay una expresión de gran importancia para ellos que se puede traducir como "Salvar la cara" (Saving face). Es algo así como perder la buena reputación por perder el control ante situaciones inesperadas o incómodas, perder las formas, hablar mal de otras personas, etcétera. Cualquier tipo de comportamiento que nos haga perder el respeto y la confianza de los demás será muy mal visto por ellos.

11. Los malayos, como muchos otros pueblos son poco dados a expresar emociones en público, y esperan de los demás que hagan lo mismo. Son muy calmados y no expresan públicamente sus sentimientos aunque la situación sea incómoda o descontrolada. Los malayos han sido educados para que las emociones no les dominen.

12. Negativas. No esperemos nunca un "no" como respuesta directa, sino que es más fácil que escuchemos un "si" dubitativo, que puede significar un "no". Decir con cierta tibieza "si" suele significar una respuesta negativa a una propuesta que nos les gusta o con la que no están de acuerdo.

Ante situaciones 'adversas' podemos encontrarnos con respuestas bastante ambiguas que pueden darnos una pista sobre la 'posición' negativa que tienen a llegar a un acuerdo. Expresiones tales como "si, pero...", "puede que...", "sería complicado o difícil...". En casi todos estos casos hay un "no" velado en sus respuestas. También tienen una manera muy peculiar de decir "no". Si nos ignoran la pregunta o hacen como que no la han oído, es una manera de decir "no".

Tampoco nos debe extrañar si la respuesta negativa o rechazo de una propuesta nos llega por medio de un tercero.

13. Gestos y lenguaje no verbal. Cuando conversamos con un malayo puede haber ciertos gestos que nos pueden dar pistas sobre lo que le están queriendo decir. Si aspira aire entre los dientes, lo contrario a silbar, suele ser síntoma de desacuerdo por su parte; indica cierta desconfianza y actitud negativa hacia lo que decimos o proponemos. Da lo mismo lo que pueda decirnos, en el fondo está rechazando o siente una cierta desconfianza.

14. Preguntar. Los malayos suelen hacer preguntas en las que se incluyen las posibilidades de respuesta que tienen. Si nos quieren invitar a comer por ejemplo, es fácil que nos hagan la siguiente pregunta: ¿Quiere que vayamos a cenar o no? Cuidado cuando formulamos las preguntas. Procuremos no comenzarlas con una partícula negativa. ¿No tiene conexión a Internet?, ¿No puede recibir dos contenedores más? Deberíamos hacer las preguntas de otra manera. ¿Dispone de conexión a Internet?, o bien ¿Puede recibir dos contenedores más? Evitemos las partículas negativas o mejor las debemos sustituir por otras positivas.

15. Pausas. No debemos asustarnos ante los silencios y las pausas. Estos cortos períodos de tiempo les sirven como puntos de reflexión, pero no tienen un significado ni positivo ni negativo. Son puntos "neutros" en nuestras conversaciones.

Siempre que hagamos una pregunta debemos dar un tiempo de cortesía para esperar una respuesta. Hay que darles unos segundos para que nos den una respuesta. Hay veces que, sin querer, uno se adelanta a seguir el desarrollo de la conversación sin respetar estos pequeños tiempos de pausa. No es apropiado seguir una conversación hasta que no hayamos obtenido una respuesta a la cuestión que les hemos planteado.

16. Realeza. En algunos de los estados Malayos aún cuentan con un Sultán como cabeza visible de poder. El respeto por esta persona es total. Las barreras sociales que los diferencian son insalvables. Las ceremonias en las que participan los sultanes suelen ir rodeadas de mucho ceremonial y boato. Si nos recibe un Sultán tendremos que conocer 'al dedillo' su ceremonial y el tratamiento correcto con el que dirigirse. El más mínimo error puede ser interpretado como una ofensa o crear un serio incidente.

17. Creencias y acuerdos. Muchos de los malayos, sobre todos los de ascendencia China, creen mucho en la astrología. Es fácil que nos hagan esperar al día propicio para la firma de un contrato. Las condiciones adecuadas astrológicamente son para ellos muy importantes y lo relacionan con el éxito en sus negocios y en su vida personal.

18. Contrato. Las peticiones, negociaciones de nuevos puntos, cambios, etcétera, pueden darse incluso después de haber firmado el contrato. Por esta razón, no podemos dar por cerrado completamente nunca las negociaciones pues siempre pueden estar abiertas a cambios o modificaciones, cosa que no suelen ocurrir en la cultura occidental de los negocios.

19. Vestuario y la apariencia. El vestuario como visitante, puede mantener los códigos occidentales. Los malayos, pueden vestir de forma diferente dependiendo de sus orígenes y de la occidentalización o no que hayan sufrido o adoptado. No hay un regla fija de etiqueta en el vestuario, pero como siempre lo más acertado es vestir de forma clásica.

20. Conversaciones y comunicación. En las conversaciones se deben evitar las críticas al Rey, al Primer Ministro o a los miembros del gobierno. Por lo tanto, la política no es un buen tema para conversar. Es mejor idea, dejar que sea la otra parte la que inicie la conversación.

Como temas que pueden tratarse se puede hablar de cine, y tener la picardía de leer con anterioridad la cartelera de cine local. Si hablamos de su cine y de sus últimos estrenos les dejaremos gratamente sorprendidos. Ellos son amantes del cine y de las películas que se hacen en su país. Hablar sobre gastronomía, algunos deportes, la cultura de nuestro país, etcétera, pueden ser también buenos temas de conversación.

21. Hay que aprender a diferenciar, físicamente, a un malayo, de un chino o de un hindú. Es importante, porque saber a tiempo su etnia nos puede ayudar en determinados momentos.

22. Comida. Sus comidas y platos son muy distintos a los de la comida occidental. Debemos ganarnos su respeto y ser educados, no rechazando ningún plato al que nos inviten -aunque no nos guste demasiado-. Simplemente, lo probamos para 'quedar bien'. No hace falta que comamos una gran cantidad, solamente tener el detalle de probarlo.

23. Compras. Podemos encontrar tiendas de todo tipo sobre todo en la capital -Kuala Lumpur- y otras grandes ciudades. Hay que tener cuidado porque también se pueden encontrar muchas copias e imitaciones. No colaboremos con estas personas comprando objetos copiados o imitaciones.

24. Cuando entremos en una casa es preceptivo quitarse los zapatos, lo mismo que cuando entramos a una Mezquita o a cualquier otro edificio en el que nos lo requieran.

25. Es muy conveniente saber y leer un poco sobre la cultura malaya antes de visitar su país. Malaya es un país maravilloso que nos puede ofrecer todo tipo de diversiones y atractivos.