Organizar un congreso. Preguntas fundamentales. Por qué. Cuándo. Cuánto. Dónde. Cuál. Quién
Cuestiones previas. Preguntas a responder antes de organizar el congreso para evaluar la claridad en los objetivos y en la consecución de los resultados esperados.
Richter Frank-Jurgen
Preguntas previas a la organización de un congreso
Antes de organizar el congreso, así como cualquier otro tipo de evento, deberíamos responder a unas cuestiones fundamentales para garantizar la claridad de todos los puntos previos.
Preguntas importantes a responder
Las preguntas principales que debemos hacernos antes de organizar el congreso serían:
¿Por qué? Temática del congreso
Motivo por el que realizar el congreso. Puede ampliar este punto en el tema que hemos dedicado al por qué organizar un congreso. Ver este capítulo sobre los congresos y otros eventos.
¿Cuándo? Buscar la fecha
Tratar de encontrar unas fechas que sean idóneas para la realización del congreso, evitando la coincidencia con otro tipo de eventos similares, ya sean en el mismo país o en el extranjero, y que pudieran restar participación de personas de relevancia para el mismo. También, puede tener cierta importancia, el lugar elegido y las fechas de disponibilidad del mismo.
¿Cuánto? La duración del congreso
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Además de saber cuándo se va a celebrar el congreso, fecha, debemos establecer la duración del mismo (cuánto tiempo va a durar); la duración suele ir desde los tres días (muchos de ellos organizados durante el fin de semana) a la semana de duración. Pero el congreso puede tener cualquier otra duración, dependiendo del tipo e importancia del mismo.
¿Dónde? Buscar un lugar para celebrar el congreso
La elección del lugar de reunión es importante, siempre teniendo en cuenta varios factores como: tamaño del sitio, localización y facilidad de llegada el mismo, instalaciones para la realización de actividades complementarias al congreso (como realización de exposiciones paralelas, servicios de traducción, medios técnicos, salas, etc.), obtención de ventajas y descuentos para los congresistas que utilicen servicios de restaurante, pernoctaciones, etcétera.
World Economic Forum
¿Cuál? Objetivos a conseguir con el congreso
Debemos determinar cuáles son los objetivos que deseamos conseguir del congreso, y cuál es la naturaleza del mismo. Debemos ser capaces de establecer una serie de metas y objetivos para poder evaluar al final del congreso la eficacia del mismo y su éxito. Este la manera de establecer un buen "control de calidad" del mismo fijarse objetivos, y ver cuántos de ellos se han cumplido, cuales no y los motivos.
¿Quién? La lista de participantes e invitados
Una de las partes más importantes de cualquier congreso son los participantes (que son de dos tipos: congresistas y ponentes). Saber el número potencial de participantes que podemos tener para el mismo, nos puede dar una idea de la cantidad de personas con las que podemos contar para el evento. Ahora bien, este punto se encuentra muy relacionado, a parte de la sede, coste, programa de ocio, etc. con la asistencia de personalidades y ponentes de gran categoría profesional. Si los ponentes y las conferencias son de un "buen nivel" es probable contar con una gran asistencia. Vamos a definir los dos tipos de participantes, definiciones del Diccionario de la Real Academia Española:
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1. Congresista: Miembro de un congreso científico, económico, etc.
2. Ponente: Dicho de una persona: Autora de una ponencia.
¿Cómo? Organización y preparativos del congreso
Otro punto fundamental a tener en cuenta es cómo vamos a organizar y desarrollar el congreso. El 'cómo' significa saber que medios necesitamos (evaluar las necesidades de personal, de material, de medios logísticos, etc.) y con qué medios contamos (medios humanos, materiales y económicos) y las necesidades que tenemos en este campo. La obtención de recursos económicos puede venir de varias fuentes: cuotas de inscripción, patrocinios, esponrizaciones, etc.
Una vez que tenemos todas estas preguntas resueltas, ya podemos empezar a coordinar y establecer los primeros cimientos del congreso, que darán lugar a todo el tejido base del congreso.
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