Recursos para la organización de actos
Los organizadores de los actos deben definir las distintas necesidades en cuanto a los recursos necesarios para que todo salga bien
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Organización de actos: definir recursos y asignar responsabilidades
Recursos humanos
Definir qué se necesita y quién es el responsable de cada cosa.
- Coordinador general de la actividad.
- Maestro de Ceremonia: Conductor del acto.
- Presentador (Se encarga de poner en contacto a los participante del evento con el público).
- Invitados.
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- Conferencistas.
- Oradores.
- Sonidista.
- Monitores (Apoyar tareas asignadas, recibir, atender y despedir invitados).
- Seguridad: 1. Brigada de emergencia. 2. Vigilancia.
- Medios de comunicación (Radio, prensa y televisión): Difusión del evento, etc.
- Auditorios: encargados de la adecuación del auditorio: Iluminación, proyección, equipos audiovisuales, cumplimiento de las normas de seguridad dentro del recinto, apoyo personal de evento en lo relacionado a ingreso de personas al auditorio, manejo de equipos, etcétera.
- Mantenimiento (Traslado equipos, apoyo adecuación sitios asignados para el evento, etc.).
- Servicios Generales (Aseo sitios adecuados para el evento, baños públicos, manejo greca - café, etc.).
- Conductores (Traslado personal del evento, invitados, etc.).
- Acto social (Personal encargado del refrigerio, almuerzo, cóctel, etc.).
Recursos materiales
- Banderas.
- Astas.
- Atril.
- Escudo institucional.
- Pendones.
- Mesas (Honor, recepción, acto social).
- Saludo protocolario (Máxima autoridad).
- Video institucional.
- Himnos.
- Sillas.
- Manteles.
- Faldones.
- Portanombres.
- Flores.
- Copas de vidrio.
- Agua.
- Reservados.
- Bebidas y alimentos.
- Equipos de apoyo audiovisual.
- Tarjetas de invitación.
- Guión (Programa escrito de la actividad).
- Hoja de vida de conferencistas.
- Formato de control (Objetivo de la actividad, quiénes participan y con qué tareas).
- Formato lista de invitados.
- Formato de asistencia.
- Plegables.
- Certificados participación.
- Papelería (Lapiceros, lápices, resma de papel, hojas, carpetas, marcadores, resaltadores, marcadores borrarles y permanentes, cosedora, ganchos, cintas, pegas tic, chinches, alfileres, cartulina, bandas de caucho, nylon, piola, martillo, puntillas, escarapelas, tijeras, trapo, Cds., Disquetes.
- Paraguas.
- Carpas.
- Cámara fotográfica.
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Recursos físicos
- Se debe elegir el lugar según las necesidades del acto público y el número de personas invitadas. Tener muy claro que todo lo que esté ahí tenga una razón justificada.
- Espacios para otras actividades dentro del evento (Inscripción, acto social, reuniones conexas, etc.).
- Sala VIP.
- Parqueaderos.
- Bodega.
- Baños públicos.
Otros recursos
- Hotel Invitados especiales.
- Transporte.
- Tiquetes aéreos invitados especiales.
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