74. Organizadores, logística, marketing y comunicación.
Componentes fundamentales a tener en cuenta para la realización de un Congreso.
9.2 Organizadores.
Estos se encargarán de concretar la participación de los profesionales que actuarán como ponentes, identificarán con claridad la pertinencia de fechas y la coincidencia con las agendas personales de los ponentes.
9.3. Logística.
Los que se encargarán de asuntos puntuales como: local, recursos de conectividad, recursos audiovisuales, formularios de registro, procesos de inscripción y pago, reservaciones de hotel, recibimientos y traslados de los ponentes.
9.4 Marketing y comunicación.
Ellos tendrán a cargo la difusión del congreso a través de diversos medios, producirán los materiales impresos: tarjetas de participantes, carpetas, folletos, boletines de prensa, anuncios, afiches, sitios web, etc.
Es importante conocer el número estimado de las delegaciones y participantes con que se puede contar para prever con mayores rangos de precisión la inversión que contemplará el congreso.
Realizar un análisis exhaustivo de los gastos que se harán en el evento.
Elaborar un programa completo que incluya horarios fijos para:
1. Registro de participantes.
2. Evento de apertura del congreso.
3. Reproducción y entrega de memorias.
4. Entrega de certificaciones de participación.
5. Acto de clausura del congreso y entrega de diplomas de agradecimiento a los ponentes que participaron en el congreso.
Además las actividades de cada delegación y para todas en general, se incluirán:
1. Visitas protocolares a los anfitriones.
2. Organización de recepciones de agradecimiento a las delegaciones
participantes.
3. Visitas colaterales: museos, lugares de interés turístico, etc.
4. Según los países de procedencia de las delegaciones extranjeras, debe preverse la traducción simultánea por idiomas, la bilateral para los conferencistas.
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La ofrenda floral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por una persona o dos personas designadas por la oficina de protocolo y deberá ser elaborada con flores que formen la bandera o símbolo institucional. -
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otra institución. -
En cualquier sitio representativo de la Universidad. En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad como parte del logotipo institucional. -
Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos. -
En este acto de conmemoración se pueden hacer reconocimientos a personas internas o externas de la institución, por razones profesionales, literarias o artísticas. -
En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad, deberá estar el escudo, como parte del logotipo institucional... -
Protocolo Notarial, Gubernamental, Internacional o Diplomático, Religioso, Deportivo, Militar y Social. -
Se deberá acordar con la familia del fallecido el traslado de los restos al Hall Principal o a auditorio de la Universidad y de ser posible realizar una Misa de cuerpo presente.
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Distribución de lugares en un vehículo. -
El uso de las prendas de etiqueta, no corresponde a las personas que asisten a los diferentes actos públicos. -
El éxito de un congreso se logra cuando hay planificación, esto implica la realización de acciones estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar...