67. Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. I.

6.18 Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos.

6.18.1 Dirección General.

Es la encargada de asignar las tareas al equipo y supervisar su cumplimiento de acuerdo a cronogramas.

6.18.2 Comisiones.

Los integrantes de los comisiones se encargarán de la parte académica, financiera, logística, de comunicaciones, Protocolo.

Estos son primordiales para el buen desarrollo de los eventos:

- Académica.
- Financiera.
- Logística.
- Comunicaciones.
- Protocolo.
- Cultura.
- Acompañantes.

6.18.2.1 Comisión académica.

Las tareas asignadas serán:

- Confirmación de los conferencistas.
- Programación, información para divulgación y labor de promoción en medios.
- Acompañamiento a los conferencistas en la divulgación, entre otros.

Este comité se crea cuando el evento es de tipo:

- Conferencia.
- Seminario.
- Taller.
- Congreso.
- Simposio.
- Cualquier otro de esta misma índole.

Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

- Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento.
- Revisar el temario a desarrollar.
- Seleccionar las ponencias o trabajos según la normativa establecida.
- Determinar la metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento.
- Recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales (ponencias) presentadas en el mismo.
- Coordinar la elaboración de la memoria o publicación de los trabajos presentados en él, entre otras.

6.18.2.2 Comisión financiera.

Centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a:

- Actividades administrativas y financieras del evento: presupuesto, su elaboración y ejecución.
- Consigue patrocinios, convenios con hoteles, restaurantes, empresas, pertinentes para el evento.
- Manejo de tiquetes de invitados y conferencistas.
- Pago de servicios de conferencias.
- Toda la gestión financiera que conlleve el evento.

6.18.2.3 Comisión logística.

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Las tareas a ejecutar son:

- Salones.
- Transporte y atención de invitados y conferencistas (Alimentación - alojamiento).
- Secretaría.
- Apoyo técnico-audiovisual.
- Área de inscripciones.
- Apoyo de servicios generales.

Subcomisión de apoyo transporte y atención de invitados y conferencistas: Se encarga de las siguientes actividades:

- (Alimentación - alojamiento).
- Registrar los vehículos asignados al evento.
- Establecer horarios y turnos de servicio.
- Coordinar las necesidades de vehículos para comisiones.
- Llevar registro de entradas y salidas de conductores y vehículos.
- Proporcionar el material y necesidades de los conductores.
- Controlar caja menor para gastos de vehículos.
- Establecer rutas de trabajo para envío y entregas.
- Establecer comunicación permanente con la Dirección General del evento.
- Registro de invitados al hotel.
- Transporte hotel - evento.
- Llevar itinerario de disponibilidad de habitaciones en hoteles.

Subcomisión de apoyo técnico-audiovisual. Es responsable de coordinar todo lo relacionado con:

- Sonido.
- Grabación.
- Filmaciones.
- Fotografías.
- Equipos necesarios para la presentación de trabajos tales como pantalla para proyección, Video Beam, micrófono inalámbrico, entre otros.

Subcomisión de servicios generales. Se encarga de coordinar lo referente a los siguientes servicios:

1. Iluminación.
2. Teléfono.
3. Ventilación.
4. Electricidad, del auditorio donde tendrá lugar el evento.
5. Señalización.
6. Adecuación.
7. Seguridad.
8. Vigilancia.
9. Aseo.
10. Ambientación.
11. Provisión o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, manejo de computadoras, entre otros.

• Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. I.
• Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. II.