54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.2 Guía para la preparación y ejecución de los actos.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo. Una vez que se decide esa realización, debe comenzarse su preparación con la antelación suficiente que permita su planeamiento y ejecución según la finalidad que se persiga y en función del volumen y la complejidad de gestión de las invitaciones y de la producción (montaje del "escenario").
6.3 Planificación.
Para una buena planificación, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. En qué consiste el acto.
b. Qué carácter va a tener.
c. Fecha o fechas de realización.
d. Lugar.
e. Criterios de invitados.
f. Presidencia.
g. Desarrollo.
Fases de un evento.
a. Preparación.
b. Ejecución.
c. Análisis posterior.
6.3.1 Primera fase de preparación.
Inicia con la idea y termina cuando comienza el evento.
a. Determinación del evento.
- Objetivos (Generales y específicos).
- Día, hora y lugar.
- Proyección (A quién va dirigido).
- Selección del logo.
- Decoración y/o ambientación.
- Espacio VIP.
b. Programa.
- Lista de ponentes, proposición, selección.
- Confirmación ponentes.
- Lista de invitados.
- Número de asistentes.
- Definición autoridades.
- Coordinación, elaboración materiales publicitarios y mensajes del evento (Diseño logotipo, pendones, papelería, invitaciones, materiales a distribuir).
- Elaboración y distribución de invitaciones (correo ordinario, personalizado y correo electrónico).
- Elaboración y aprobación del Guión.
c. Tipo de evento y material de apoyo.
- Tipo de evento (Protocolar, semi - protocolar e informal).
- Planos de montaje.
- Credenciales para autoridades e invitados.
- Contratación equipos necesarios.
- Discursos y/o ponencias.
- Contratación decoración salón.
- Adquisición de presentes (para invitados especiales).
- Elaboración y aprobación del presupuesto.
- Verificación y prueba del sonido.
- Verificación de montaje y decoración.
d. Acto social.
- Lugar y hora.
- Cantidad de personas.
- Clase de evento.
- Contratación agencia de festejos.
- Presupuesto.
- Música.
e. Prensa.
- Ubicación de la prensa.
- Publicidad de medios internos.
- Recomendación de pautas publicitarias y promoción.
- Presupuesto.
- Chequeo de periodistas que cubren la fuente.
- Fotógrafos de la institución.
- Personal para grabar el evento.
f. Contratación personal de apoyo.
- Personal de protocolo.
- Maestro de ceremonia.
- Presentador.
- Personal de apoyo inscripciones, entrega de programas, portafolio y credenciales.
- Personal de seguridad: Vigilancia y paramédicos.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional. -
Ocurrido el fallecimiento de la máxima autoridad de la Universidad, la autoridad superior de la institución, visitará a la familia para darle el pésame en nombre propio y de la Universidad. -
La ubicación de los invitados a una ceremonia de la institución se determinará de acuerdo al orden de precedencia entre quienes hayan confirmado su asistencia. -
El uso de las prendas de etiqueta, no corresponde a las personas que asisten a los diferentes actos públicos. -
Las placas conmemorativas, dentro del contexto protocolario, se colocan con la finalidad de dejar constancia de un hecho para el futuro, para recordar... -
El cierre del congreso y las actividades posteriores a la finalización del congreso. -
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico. -
Son reuniones convocadas por una persona o entidad a fin de dar a conocer a los medios de comunicación algunos hechos de la institución... -
Precedencias en los distintos ámbitos sociales.
-
Libro de firmas de visitantes ilustres. -
Se precisan todas las distinciones honoríficas de la Universidad Tecnológica de Pereira. -
Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito.