150. Confirmar. Base de datos. Asistencia de autoridades.
Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.5 Confirmaciones.
Es preciso asignar a alguien para recibirlas, siendo generalmente labor de equipo. Es primordial para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.6 Base de datos.
Es necesario contar con una base de datos actualizada permanentemente para contribuir a la eficiente elaboración de los sobres y tarjetas.
La gestión de los listados no es una operación de un día, sino de todo el año.
Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional de esta oficina. Y una buena base de datos no se hace sólo disponiendo de cientos y cientos de personas en la memoria informática, sino teniéndola bien gestionada y que su clasificación permita un manejo sectorial, de tal manera que cada vez que se quiera confeccionar una lista para un acto determinado no se tenga que recurrir a imprimir toda la base para después sacar uno a uno la relación de los asistentes que se desea.
19.7 Asistencia de autoridades.
Cuando en los actos a celebrar en la Universidad esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del Rector, los organizadores de los mismos deberán ponerse en contacto con la Oficina de Protocolo de la Universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.
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Etapas del evento: Acto protocolario e Inducción Madres y Padres de Familia. -
El orden de precedencia en la Universidad, se indicará primero por rango y luego por antigüedad de los programas académicos. -
Se refiere a los actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, por algún motivo asisten personas de la Universidad. -
Esquema de la ceremonia inaugural. -
Reconoce y asigna a una persona u organización: preeminencia, preferencia, primacía o superioridad sobre otra. -
Solicitar la presencia del Rector para un determinado acto o evento. -
Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones -
Cuando asistan invitadas autoridades del sector público y privado a un acto, se dará preferencia, en caso de igualdad al sector público. -
Establece las categorías para la correcta ubicación de los elementos y las personas. -
Continuamente en la Universidad se llevan a cabo diferentes actos, solemnes académicos, institucionales, interinstitucionales, culturales, sociales y deportivos... -
El lugar de honor es a la derecha de la máxima autoridad de la institución o punto central de referencia -
Comunicaciones, seguridad, protocolo...