14. Guía general para diferentes actos. V.
Invitaciones. Tipos de invitaciones. Tarjetas. El sobre.
3.2. Invitaciones.
Toda invitación tiene un carácter formal, aunque en algunas circunstancias la ocasión sea completamente informal. La invitación es uno de los primeros requisitos a tener en cuenta. Su importancia radica en el efecto que produce en quien la recibe.
- El anfitrión está ofreciendo compartir algo con otra persona.
- La persona invitada debe:
* Agradecer.
* Aceptar lo más pronto posible.
* O declinar la invitación dando un motivo.
3.2.1 Tipos de invitaciones.
Verbales: se pueden hacer personalmente o por teléfono, siempre y cuando se trate de eventos informales.
Escritas: para eventos formales, pero también se usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones informales.
Electrónicas: para actos internos institucionales que convoquen a público muy amplio, se envían por Ofelia y correo electrónico, caso en el cual se generará el texto tradicional y se dispondrá en formato jpg para insertar como cuerpo del mensaje, pero su confirmación y seguimiento será el mismo que para los otros formatos.
3.2.2 Tarjetas.
- De uso específico son las que se elaboran para una oportunidad determinada.
- Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se llenan a máquina, con tinta del mismo color de la usada en la impresión de la tarjeta. Son las comúnmente usadas en la Universidad tamaño Lord que traen el logo impreso de la Institución y se pueden elaborar imprimiendo el texto directamente en ellas en una impresora de oficina.
- Las tarjetas de invitación deben señalar con toda claridad a quien se invita, el motivo de la invitación y la fecha, el lugar y hora en que el evento se llevará a cabo. Deben ser enviadas con un mínimo de dos semanas de anticipación al evento, para permitir que el invitado tenga tiempo para confirmar su asistencia.
Debe incluir el nombre completo de la persona que hace de anfitrión, cargo que ocupa en la organización y el de la Institución, en el caso de que no esté pre impreso el logo de la Universidad.
Tratándose de una invitación que se haya hecho personalmente, pidiendo una cita previa para tal efecto, se enviará una tarjeta "Pro memoria" o "Para recordar". Se utiliza la abreviatura P.M. La abreviatura S.R.C. es la versión española de la francesa y significa "Se ruega confirmar su asistencia al evento".
En Uninorte utilizaremos una nueva forma en español R.P.F. que significa "Responda por favor". Esta forma se utilizará en los eventos internos y de impacto local y nacional, siempre y cuando no se cuenten personalidades del Cuerpo Consular y extranjeros, cuando se deberá utilizar la abreviatura en francés.
3.2.3 El sobre.
Si son demasiados destinatarios se puede hacer uso de stickers, si son pocas puede hacerse a mano.
- Guía general para diferentes actos. I.
- Guía general para diferentes actos. II.
- Guía general para diferentes actos. III.
- Guía general para diferentes actos. IV.
- Guía general para diferentes actos. V.
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