Optimización de tiempos en actos de entrega de premios. Aplicación práctica de una base de datos.

Cuarto Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

Introducción.

El programa de algunos actos desarrollados en las universidades incluye la entrega de premios o distinciones a grupos numerosos. En esos eventos es preciso conjugar de manera equilibrada elementos como los discursos, lecciones magistrales, interpretaciones musicales, etc.; con el proceso -a veces muy prolongado- de entrega de galardones. Sin restar el oportuno protagonismo a los participantes, que viven un momento especial, se hace imprescindible establecer una dinámica que optimice los movimientos de quienes intervienen, de manera que los desplazamientos reiterados no prolonguen en exceso la duración de la solemnidad.

En esta comunicación se muestra una solución puesta en práctica en la Universidad de Salamanca, que permitió reducir significativamente el tiempo de ejecución de una entrega de premios, susceptible de ser aplicada en otros actos de diversa índole.

Con la experiencia previa adquirida en otros contextos en los que intervenía un menor número de participantes, se planteó la posibilidad de experimentar la ordenación que aquí se analiza en un acto solemne: la festividad académica de Santo Tomás de Aquino; que cada año organizan de manera conjunta la Universidad de Salamanca y la Universidad Pontificia de Salamanca. Uno de los puntos del programa de esta ceremonia es la entrega de los Premios Extraordinarios de Doctorado y Licenciatura a casi un centenar de estudiantes de ambas universidades.

Sin modificar la estructura de la sala, se pretendía conseguir una reducción del tiempo total de desarrollo intentando poner en circulación a un mayor número de premiados y, al mismo tiempo, simultanear al máximo los procesos de salida desde el asiento, aproximación a la mesa presidencial y retorno. Ello exigió modificar la forma de gestionar la información de los asistentes para disponer de una aplicación que, además de las ventajas de cualquier base de datos, permitiera la rápida colocación de los implicados de acuerdo con la nueva disposición.

El escenario.

El Paraninfo de la Universidad y antiguo General de Derecho Canónico es la mayor de las aulas de las Escuelas Mayores de la Universidad de Salamanca. Forma parte de un espacio arquitectónico cuya construcción se inicia en el primer cuarto del siglo XV (Cf. José Ramón Nieto, Universidad de Salamanca, Escuelas Mayores, Salamanca, Ediciones Universidad de Salamanca, 2001, pp. 9 y 27-30), que ha sido objeto de diversas reformas a lo largo de su historia y constituye sin duda un espacio único.

Se trata de una sala rectangular de veinticinco por catorce metros en el que podemos diferenciar dos ámbitos:

1. El estrado: allí se ubica la mesa presidencial, a cuyos lados se extienden varias hileras de bancos donde toman asiento los doctores revestidos, una pequeña parte de los premiados (se trata de los participantes en la investidura de nuevos doctores que tiene lugar antes de la entrega de los Premios extraordinarios. Cada facultad designa un representante que tras ser investido doctor según el ceremonial tradicional permanece en el estrado para recoger su galardón), y algunas autoridades; al que se accede tras superar unos peldaños.

2. Los bancos del público: dispuestos en dos hileras que delimitan un pasillo central y dos pasillos estrechos junto a los muros. En algunas ceremonias, este espacio plantea ciertas dificultades, pues las personas que deben salir desde los bancos hacia la mesa presidencial pueden hacerlo únicamente por el pasillo central, lugar por el que también deben regresar, ya que los espacios junto a los muros de la sala son muy reducidos e impiden el retorno por ellos.

Planteamiento de la experiencia.

Se detalla a continuación el desarrollo de la entrega de Premios Extraordinarios correspondientes a las festividades de Santo Tomás de Aquino en 2003 y 2004 analizando tres aspectos:

- disposición de la sala.

- movimientos de los participantes.

- listados a utilizar.

Mediante el examen de las grabaciones del acto se obtuvo una tabla de los tiempos empleados por cada estudiante, cuyos resultados se muestran más adelante (Tabla 1) y permiten obtener conclusiones sobre la utilidad de esta experiencia.

El tiempo se cuenta desde el inicio de la entrega de premios y se registran los tiempos parciales de cada premiado, en el momento en que la Secretaria General pronuncia el segundo apellido de cada uno de ellos.

1. Entrega de Premios en 2003.

En la figura 1 se muestra un croquis del Paraninfo con la situación de los alumnos galardonados (para hacer más clara la exposición, en el croquis se han colocado sólo cuarenta alumnos), que ocupan una de las dos zonas próximas al pasillo central.

Para su colocación, los alumnos son citados con anterioridad y situados por el personal utilizando la relación de premiados dividida en grupos de diez, que es el número de personas que ocupan cada hilera. A cada bloque se le adjudica una fila y al llegar a la sala cada premiado es localizado en una lista similar a la que figura a continuación y se le indica su lugar.

Durante la ceremonia, la Secretaria General los nombra -de uno en uno- para que suban al estrado a recoger su diploma de manos del Rector y demás integrantes de la presidencia. Las llamadas se efectúan de manera que no coincidan dos premiados simultáneamente junto a la mesa presidencial.

2. Entrega de Premios en 2004.

Para mejorar el proceso, se situó a los alumnos de manera que ocuparan las dos zonas próximas al pasillo, tal como se muestra en la figura 2.

Por otro lado, los movimientos de salida se realizan de manera alternativa. Un premiado de una fila y el que le sigue sale de la fila del otro lado del pasillo, y así sucesivamente.

A priori parece posible conseguir un aumento del número de personas en movimiento, una mayor proximidad al estrado y que los tiempos muertos (de ida hacia la presidencia o de vuelta hacia el asiento respectivo) se solapen.

El listado que veíamos en el ejemplo anterior ya no resulta de utilidad y es preciso elaborar una base de datos que ofrece además otras ventajas:

- asignar a grupos numerosos de personas su lugar antes del comienzo del acto de manera más rápida y precisa, facilitando el trabajo al personal que debe colocar a los premiados.

- disponer de una aplicación informática que gestione toda la información (relación de galardonados, confirmación de asistencias, etc.) y que realice los listados y personalizaciones oportunas.

Breve descripción de la base de datos. (Esta aplicación se ha desarrollado utilizando el programa FileMaker Pro versión 3.0, pero las indicaciones se pueden extender a cualquiera de los programas existentes en el mercado).

Sin perjuicio de introducir otros campos (No se muestran aquí otros participantes en el acto: miembros de la comunidad universitaria, autoridades, invitados especiales, etc.), se incluyen los precisos para tener la información de cada premiado (tratamiento, nombre, apellido 1, apellido 2, premio que recibe, universidad a la que pertenece y facultad); el lugar que debe ocupar (fila, número de fila y lugar en ella), y también otro para consignar su asistencia a la ceremonia.

Una vez transcritos el nombre y los apellidos, podemos introducir menús despegables para completar con rapidez los datos de los alumnos (premio, universidad y facultad).

Concluido el listado con los datos de los alumnos, ordenados por orden de llamada, podemos asignar rápidamente la fila que ocupan en la sala estableciendo tres opciones: bancos de la derecha o de la izquierda (respecto al pasillo central) o bancos de nuevos doctores (situados en el estrado).

Primero podemos situar a los nuevos doctores y luego de manera alternativa a los que ocupan los bancos de la izquierda y la derecha, con lo que habremos asignado ya un lugar a todos los premiados.

Falta numerar las filas que corresponden a cada alumno y los lugares a ocupar en cada una de ellas, para poder imprimir las tarjetas personalizadas de los premiados en el formato que se crea oportuno, primero las de uno de los bloques y después las del otro, que ya podrán ser colocadas en la sala.

Por último, se ordenan alfabéticamente los registros para imprimir el listado que se entrega a las personas responsables de indicar a los premiados el asiento que deben ocupar.

Comparación de los modelos.

Los resultados de la experiencia aparecen resumidos en la tabla 1 y en los gráficos siguientes y el análisis se centra principalmente en dos parámetros:

- diferencia de tiempo acumulado en uno u otro modelo.

- tiempo medio empleado por cada premiado.

Además de estas consideraciones cuantitativas debe tenerse en cuenta la diferente impresión que causan al espectador. En este sentido, la dinámica de movimientos experimentada en 2004 es mucho más ágil y, en mi opinión, resulta más estética.

a) reducción del tiempo en valores absolutos.

Para grupos que no excedan de cuarenta alumnos la reducción del tiempo que ofrece el segundo modelo no es excesiva. Por ejemplo, cuando se mueven los diez primeros estudiantes es de tan solo 49 segundos, pero al llegar al número cuarenta y cinco la diferencia comienza a ser notable alcanzando los 4 minutos.

A medida que se incrementa el número de participantes el tiempo se reduce tal y como muestra el gráfico 1, y vemos que la entrega de 75 galardones puede durar dieciséis minutos y veintiocho segundos, o poco más de nueve minutos según optemos por una u otra ordenación; una cuestión que según la naturaleza de la actividad que nos ocupe puede ser de importancia.

b) Media del tiempo empleado por alumno.

Este factor es de sumo interés a la hora de valorar la agilidad con que se efectúan los movimientos. El gráfico 2 nos muestra la evolución de la media del tiempo conforme aumenta el número de premiados.

Para el caso de 2003, la media pronto se sitúa en los diez segundos por alumno para luego incrementarse lentamente hasta alcanzar los 13 segundos en los valores finales de la tabla. Por su parte, en 2004 se alcanza algo más tarde un valor que supere los cinco segundos y, como en el caso previo, el incremento es muy gradual hasta superar los siete segundos.

No obstante, y pese a que la velocidad con que los alumnos se mueven por la sala es análoga, la segunda opción posibilita que los valores se mantengan siempre 5 ó 6 segundos por debajo de los de la primera, gracias a la simultaneidad de movimientos a la que nos hemos referido antes.

A modo de conclusión.

Todo lo expuesto hasta el momento nos invita a hacer uso de ordenaciones alternativas según las exigencias del acto y el número de implicados en el mismo.

Por nuestra parte este modo de trabajar ha resultado útil en ceremonias celebradas en salas con análoga disposición, en las que más de 65 personas debían desplazarse hasta el lugar central del recinto o a la mesa presidencial. Como muestra podemos citar alguna toma de posesión de cargos académicos, cuyo juramento o promesa se lleva a efecto de manera individual; o bien la entrega anual de distinciones al Personal de Administración y Servicios al cumplir los 15, 25 o 35 años de servicio o alcanzar la edad de jubilación.

Para concluir quisiera invitarles a experimentar, a poner en juego estrategias para mejorar esos aspectos de nuestro trabajo que parecen inmutables y que a veces nos hacen perder de vista nuestro verdadero objetivo: dar la máxima relevancia a los momentos singulares de la trayectoria académica o profesional de todos los miembros de la comunidad universitaria.