Bases para una teoría del protocolo en el siglo XXI.

Cuarto Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

1. Introducción.

Buenos días señoras y señores, queridos colegas. Es para mi un honor poder participar en este IV Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Españolas. He de agradecer la invitación a la Universidad de Cantabria y a la Asociación Española de Protocolo Universitario, y muy especialmente a quien ha sido hasta ahora su presidenta, mi querida amiga Manuela Suárez Pinilla.

Como tal vez algunos de ustedes sepan, ya que he tenido ocasión de saludar a algunos compañeros desde mi llegada a esta hermosísima ciudad de Santander, mis relaciones con el protocolo oficial comenzaron en mil novecientos ochenta y dos en la Presidencia de la Junta de Andalucía, -de forma que me encuentro próxima a celebrar mis bodas de plata con la disciplina-, pero mi vinculación con el ceremonial público y privado y la organización de eventos se remonta a finales de los años setenta, cuando coordinaba infinidad de actos de la Obra Cultural de la Caja de Ahorros San Fernando de Sevilla.

Hemos de suponer por tanto que, más de treinta años de ejercicio profesional con diferentes trayectorias en las administraciones públicas, en la empresa privada y en la universidad y más de una treintena de publicaciones sobre la disciplina han desencadenado que me permitan el atrevimiento de intentar esbozar una aproximación a lo que podríamos denominar las bases para una teoría del protocolo en el siglo XXI. Sin embargo, si bien en la actualidad aparezco vinculada a la Universidad de Sevilla como profesora titular de la asignatura denominada "Programación y técnicas de relaciones públicas: protocolo", jamás he tenido ninguna relación con sus actividades protocolarias. Al parecer, disponer de la única profesora titular de esta disciplina en toda la universidad española (y al parecer de la comunidad científica internacional) no es argumento suficiente para que la Universidad de Sevilla cuente con quien les habla ni siquiera como mero elemento consultivo.

Con esas premisas, y aclarada mi relación con el protocolo de un lado y con la universidad de otro, para comenzar a hablar de las bases para la teoría del protocolo en este nuevo siglo tendríamos que empezar por preguntarnos en primer lugar si existe una teoría del protocolo.

Seguramente todos ustedes estén preocupados por la ubicación de su Rector en actos propios y ajenos, por las precedencias entre su Equipo de Gobierno y el Consejo Social, o por el tratamiento que pueda recibir su universidad como corporación en la ciudad que les acoge. Son los conflictos que encuentran todos los días en el desarrollo de su trabajo, y mal que bien, la experiencia, el estudio de publicaciones específicas y el intercambio de conocimientos con otros colegas en foros como este les ayudan enormemente a salir del problema nuestro de cada día, siempre presente, siempre distinto. Algunos de ustedes son funcionarios de carrera, con más o menos años al servicio de la administración pública. Otros son personal de confianza nombrado directamente. Pero estas condiciones de trabajo no les distinguen a la hora de acertar o equivocarse: su misión es velar por la imagen pública de la institución que representan.

¿Existe LA TEORÍA del protocolo? Si ahora mismo pidiéramos a cada uno de ustedes una definición del protocolo, diferenciándolo del ceremonial y de la etiqueta, encontraríamos una disparidad de respuestas tan variada como compleja. Sin embargo, si pedimos a abogados definiciones de Derecho Civil o a economistas que les hablaran de las "Tablas Input-Output", les aseguro que LA TEORÍA sería coincidente.

No es difícil deducir que las teorías las formulan los investigadores y las utilizan los profesionales que se dedican a ello. Y que quienes estudian carreras universitarias las aprenden y luego la ponen en práctica cuando se licencian. Por todo ello, parece obvio afirmar que la teoría del protocolo está apenas esbozada, que son pocos los investigadores que trabajan en este arduo empeño y que la inexistencia de una titulación universitaria reglada en la materia, con los beneplácitos de la normativa de Bolonia en ciernes, va a complicar mucho que pueda elaborarse y difundirse una teoría del protocolo.

No hablamos aquí de la existencia o no de libros, que los hay y cada vez más. Vemos aparecer cada año nuevos títulos, generalmente escritos por personajes de la vida pública, que nos cuentan cómo hay que recibir en casa o qué tipo de falda conviene llevar con cada zapato. Nuevos textos con infinidad de gráficos, fotos, cuadros y esquemas de todas las mil y una combinaciones posibles de cómo montar una mesa presidencial en un banquete, con todo lujo de detalles. Como mucho, y con suerte, reproducen el artículo 12 del Real Decreto 2099/1983 sobre Precedencias en el Estado y se preguntan qué hacer con los Vicerrectores o los Presidentes de los Consejos Sociales, que no están contemplados en el ordenamiento. Y en algunos casos excepcionales, entidades públicas o privadas apuestan por recuperar en facsímil documentos históricos que tratan de determinada ceremonia, de determinado acto. Pero esto son técnicas, programación, historia.

¿Y la teoría del protocolo? El marco conceptual, las definiciones, los límites, los principios rectores, las relaciones con las ciencias y disciplinas afines, sus leyes, la epistemología en fin. Todo aquello sin lo cual el problema concreto no es más que una anécdota, y su resolución imposible fuera del marco teórico. Todo aquello sin lo cual nuestra profesión sigue sin ser reconocida (y remunerada) como de rango superior. Todo aquello que otorga la auctoritas de hablar "ex cátedra" al abogado, al economista, al arquitecto, al matemático... y nos la niega a nosotros, meros organizadores de actos, porque ordenar las banderas no es algo tan difícil y cualquiera lo puede hacer. Una azafata, un camarero o un bedel, en cuanto se aprenden las normas básicas. Y a ninguno de ellos le hace falta un título universitario para desarrollar esas funciones, consideradas hasta hace bien poco "un arte" y sujetas por lo tanto a la inspiración de los artistas y no a la disciplina y la metodología científica de los investigadores.

La teoría apenas existe. Son escasísimos los trabajos de investigación, que profundizan en la teoría del protocolo, y apenas existen en la Universidad española media docena de tesis doctorales inscritas y pendientes de lectura. Las distintas escuelas privadas o universidades que imparten títulos propios intentan profundizar en los conceptos, pero la no exigencia de título universitario a su alumnado dificulta enormemente el carácter científico de esta docencia, y los trabajos de investigación que se realizan pueden encuadrarse mejor en lo descriptivo que en lo analítico.

Por todo ello, el primer punto a ser tenido en cuenta para hablar de una nueva teoría del protocolo para el siglo XXI tendría que ser la necesidad de la definición de esa teoría a partir de los escasos estudios de carácter científico, al menos metodológicamente hablando, que ya existen.

Pese a todo lo expuesto, no piensen ustedes que voy a sustraerme del compromiso contraído con la organización y que voy a terminar mi intervención diciendo que al no existir una teoría del protocolo es imposible hablar de "las nuevas bases", como indica el título de mi ponencia. Cuando empecé a pensar en el enfoque que daría a esta intervención ya tenía claro que intentaría plantear cuales son los principios teóricos sobre los que ha de sustentarse la regulación de la presencia pública de organizaciones varias, autoridades y personalidades en el marco de los actos públicos, ya sean oficiales o no. Y sobre esas premisas intentaré dar unas orientaciones que les sean de utilidad.

2. La nueva teoría del protocolo.

Hasta el momento, la tendencia en la organización de actos en España con carácter general pasa por la aplicación del artículo 12 del Real Decreto 2099/1983. Algunas Comunidades Autónomas tienen sus propios decretos, así como también son contados los Ayuntamientos y Diputaciones que han elaborado sus Reglamentos y Normativas de Honores. Y todo responsable de protocolo que se precie lleva consigo en formato de bolsillo y plastificado, a modo de "chuleta", los artículos que rigen las precedencias, consistiendo su preocupación básica en ubicar a su/sus jefe/jefes en el mejor lugar posible. Y poco más.

Es por ello que proponemos una serie de principios rectores que permitan a los profesionales de la disciplina realizar un planteamiento teórico previo a la celebración de los eventos que preparan que sirva de trama, de tejido, sobre el que armar estos actos y que les posibilite una sistemática general a partir de la cual aplicar o no la norma. ¿Cuáles son esos principios rectores? Intentaremos en esta charla establecer unas pautas teóricas que puedan servirles de ayuda.

2.1. Principios rectores del ceremonial y el protocolo.

1. Definición de la titularidad del evento.

El carácter del acto lo otorga el organizador y los medios utilizados en llevarlo a cabo, y no su naturaleza ni el rango de los asistentes. Parecemos olvidar que sólo son actos oficiales los organizados por el Estado (Título Preliminar. Artículo 1º, R.D. 2099/1983), en cualquiera de sus manifestaciones (central, autonómico o local en lo territorial y poderes ejecutivo, legislativo y judicial). No es un acto oficial la celebración de la entrega de los premios Príncipe de Asturias, organizada por una Fundación, y si lo es un Festival de Cine local organizado por el municipio en una pequeña población. En los actos oficiales se convoca, organiza y financia a través de funcionarios y medios públicos, y por tanto la normativa debe ser expresamente clara y la rendición de cuentas ha de hacerse a la comunidad, auténtico origen y destino del evento.

La primera misión de la jefatura de protocolo es, por tanto, identificar si se trata de un acto oficial o no oficial, ya que en este segundo caso no hay por qué aplicar ni el Real Decreto 2099/1983 ni ninguna otra normativa autonómica o local más que como normas subsidiarias por encontrarse presentes cargos públicos o instituciones del Estado, teniendo la entidad convocante completa libertad para organizarlo a su manera.

Incluso dentro de los actos oficiales establece el propio Real Decreto una variante para los eventos del poder legislativo y el poder judicial, clasificados como "actos oficiales de carácter especial": han de regirse por su normativa propia y tradición por encima de lo especificado en dicho decreto.

Por tanto, ateniéndonos a la normativa en vigor, el Real Decreto 2099/1983 solo es de aplicación obligatoria en actos oficiales de carácter general (Artículos 3º a, y 5° I), y estos se reducen a los convocados por el Gobierno, la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales. En los restantes actos (familiares y de entidades privadas diversas), los organizadores están en su derecho de utilizarlo o no y los departamentos de protocolo de las distintas autoridades han de empezar a entenderlo.

Esto afecta especialmente al mundo universitario, hasta el punto que tendremos que empezar a habituarnos a discernir entre los actos organizados por Universidades públicas y los de las privadas. Hasta el momento se habla indiscriminadamente de "protocolo universitario", sin tener en cuenta que son muy distintos los convocantes, pero necesariamente hemos de reflexionar sobre la naturaleza de estas celebraciones, y hay un extenso campo de investigación al respecto que cubrir hasta le elaboración de una teoría sólida.

2. Definición del carácter del acto.

Una vez que somos conscientes de QUIÉN Y CON QUÉ MEDIOS invita, hemos de definir qué tipo de acto deseamos. Ni todas las organizaciones son iguales ni en la misma se dan siempre circunstancias idénticas, de modo que en cada ocasión debemos tener claro qué es lo que se espera de nosotros.

Hemos de saber si vamos a convocar un acto multitudinario o restringido antes de hacer la lista de invitados, o tal vez sea la misma lista la que nos lo indique. Pero también debemos conocer si es el momento de una celebración solemne o las circunstancias exigen un trato sencillo.

Y si es o no oportuna la presencia en directo de medios de comunicación de masas, descartando de una vez por todas el falso axioma de que si los actos no aparecen en los medios no existen. ¿Acaso Napoleón Bonaparte no se coronó, o no han existido miles de años de civilización oriental y occidental sin medios de comunicación de masas? En infinidad de ocasiones, nuestros eventos están dirigidos solo y exclusivamente a nuestros públicos internos, y la presencia directa de los "mass media" puede estorbar incluso su normal desenvolvimiento.

A veces trabajamos para nuestros públicos internos, y a veces para los externos, y esta circunstancia nos fuerza a tenerlos identificados y definidos previamente. Las conocidas "listas" deben estar perfectamente individualizadas y gestionadas por un tratamiento informático versátil que nos permita agilidad en su uso, y son las bases de datos de nuestros públicos objetivos uno de los mayores activos con que contamos.

Y por supuesto hemos de saber si disponemos de un presupuesto ajustado o no, que nos permita recurrir al apoyo de medios externos (humanos, materiales, técnicos...) que complementen los propios.

Todos estos son los elementos que van a definir el carácter de nuestro acto, y los responsables de protocolo han de tenerlos muy presentes ANTES de empezar con los preparativos del mismo, para lo que resulta fundamental una comunicación fluida con las autoridades o personalidades con quienes trabajen, pues sin instrucciones claras erraremos por completo.

3. Identificación de los objetivos a alcanzar.

Muchas veces hemos escuchado decir que el objetivo del acto es su perfección, y que los protocolistas somos organizadores de actos, pero esta es otra de las afirmaciones que debe ser revisada en profundidad. Nunca el objetivo de un acto es el acto en sí mismo, esta es una visión reduccionista que nos aleja de un planteamiento contemporáneo de nuestra profesionalidad y nos remite al funcionario-tecnócrata de épocas pasadas. Hemos de tender a pensar en los jefes de protocolo como en directores de comunicación especialistas en la gestión de la noverbalidad, de los espacios y tiempos en que se desenvuelven autoridades y personalidades que representan el poder político, económico, social o cultural emanado de la ciudadanía y que conforman su imagen pública.

Sin embargo, es imposible acertar en la organización de un evento si no disponemos de la información oportuna: ¿cuál es nuestro objetivo? Trabajar por objetivos también es posible en protocolo, y estos pueden ser tan variados como se nos ocurra: creación de notoriedad en los medios de comunicación; aumento de popularidad; hacer un homenaje; conmemorar un acontecimiento; sellar un acuerdo o alianza; declaración de nuevas políticas; presentación de nuevos directivos; dar a conocer nuevos productos; inaugurar instalaciones o servicios, provocar una reacción de nuestros competidores... Solo si conocemos nuestros objetivos podemos diagnosticar el éxito o el fracaso de una convocatoria con metodología científica, cuantitativa o cualitativamente: número de asistentes, cantidad y calidad de apariciones en medios de comunicación de masas, aumento de popularidad, malestar o bienestar en la competencia o rivales políticos, etc....

La brillantez del acto por el acto solo sirve a la vanidad de sus organizadores. No podemos quedarnos en la apariencia, el oropel de una magnífica cena o un marco incomparable, que pueden ser necesarios y hasta obligatorios en determinadas circunstancias, pero si nuestro objetivo era cerrar la alianza en la fusión de dos empresas y hemos ubicado a sus máximos directivos presidiendo correctamente a la inglesa ambos extremos de una mesa imperial de cuarenta comensales, habremos fracasado pese al restaurador de moda, la música exquisita y la perfecta ordenación de precedencias. La técnica solo es técnica, y las estrategias nos habrán fallado, ya que los dos protagonistas no habrán podido intercambiar palabra en toda la cena.

4. Definición del mensaje a transmitir.

Si un acto no se justifica jamás en sí mismo es porque la mera perfección de las formas no nos lleva más que a volcar nuestras energías y recursos en un preciosismo estético difícilmente justificable en nuestros días. Una vez identificados los objetivos es necesario materializar nuestro mensaje con nitidez, prestando especial atención a dos niveles comunicativos:

- el material de comunicación verbal oral y escrito (discursos, folletos, carteles, memorias...) Debemos revisar tanto los contenidos a través de su redacción, niveles de legibilidad, vocabulario utilizado, etc.... como los aspectos puramente formales y estéticos de carácter gráfico o audiovisual. Nos referimos a la creatividad, la identidad de los soportes o la idoneidad del transmisor y sus características técnicas (luz, sonido, etc..).

- la definición esmpacio-temporal de comunicación no verbal (ceremonial, etiqueta y protocolo).

5. Listado de invitados y sus niveles.

La identificación de los públicos implicados en el evento suele ser la clave de su éxito, pero no basta con elaborar una relación sistemática de todos aquellos grupos o individuos que se ven afectados por la organización en ese caso concreto o viceversa, han de determinarse los niveles de representación al objeto de que exista simetría en la presencia institucional y no se creen desigualdades y ampliar o recortar la representación puede provocar descontento y/o desconfianza.

En este mismo sentido, han de determinarse cuales son las instituciones públicas y autoridades del estado a invitar, y en las organizaciones privadas, diferenciar a las personalidades según mérito o representación, evitándose reiteraciones gratuitas, así como dejar fuera a nadie implicado en el proceso.

6. Armonización entre anfitrionazgo, presidencia y presidencias.

Frecuentemente se deja de lado al anfitrión, el organizador del acto y por tanto quien debe rentabilizarlo en términos estratégicos, por la autoridad que preside, y es necesario que los ciudadanos puedan percibir con claridad al emisor de la comunicación a través de su posicionamiento. La presidencia no ha de coincidir necesariamente con la personalidad de mayor rango presente. No se ha superado aún una cierta herencia de tiempos pasados, en que las autoridades eran las únicas fuerzas con visibilidad social y mediática, y los ciudadanos aún no han asumido que el Estado está compuesto también por fuerzas sociales, económicas, políticas o culturales que deben visualizarse en sus actos públicos.

En cuanto a la precedencia o posibilidad de preceder a otras personas o ser precedido por ellas, no siempre coincide con los otros términos. En los cargos e instituciones oficiales se establece con objetividad total por los ordenamientos de protocolo existentes, pero en los no oficiales no todos tienen sus propias normativas, y cuando confluyen ambas, es necesario proceder a la técnica del "peinado" para armonizar ambos ámbitos.

7. Elección del lugar y tiempos de la ceremonia.

Siempre es lo idóneo estar "en casa", ya que presenta unas considerables ventajas organizativas, estratégicas y tácticas. Se deben sopesar las ventajas y desventajas económicas y en términos de imagen de un local cedido, ya que en ocasiones conlleva contraprestaciones considerables. Y ha de cuidarse la subordinación o no del "marco incomparable" a los objetivos a alcanzar analizando detalladamente los problemas logísticos que pueden ensombrecer el evento (parking, seguridad, climatología, etc..)

Lo mismo se puede apuntar respecto a la elección de las fechas y horas, procurando su no coincidencia con otras actividades, especialmente si se considera necesaria la presencia de medios de comunicación de masas ya que es necesario cuidar especialmente las horas de convocatoria al objeto de hacerlas compatibles con el desarrollo de su trabajo y la inmediata difusión.

8. Distribución de los espacios y centros de atención.

Los responsables de protocolo han de utilizar los espacios estableciendo diferentes ámbitos espaciales y una o varias presidencias si es necesario identificar distintas categorías de públicos entre los asistentes. Es mucho más operativo para el organizador y fácil de visualizar para los asistentes la ubicación de las distintas categorías de invitados según las tipologías identificadas en ellos de públicos si se distinguen entre sí que si se mezclan, gracias a recursos como iluminación, diferentes tipos de asientos o colores, alfombras, y desde luego una adecuada señalética.

9. Aplicación de criterios sistemáticos de ordenación.

Se han de establecer unos criterios de ordenación que salvaguarden la imagen institucional de posibles acusaciones de parcialidad en caso de insatisfacción con la ubicación otorgada. En actos oficiales, los que indican las normativas estatales, autonómicas y locales (Los artículos 10, 12, 14 y 16 del Real Decreto 2099/1983 ordenan a las autoridades y corporaciones de Estado, el artículo 13 a los Presidentes de Comunidades Autónomas, y también lo hacen los decretos autonómicos y los reglamentos municipales en vigor) , y en actos no oficiales, los que indiquen las propias de los grupos implicados en el caso de que dispongan de ellas. Como ejemplo, UGT o REPSOL, aunque no tengan un manual de ceremonial expresamente así denominado, sí disponen de una jerarquía y unos organigramas perfectamente estructurados. Y si no hay norma, aquello que beneficie a los objetivos de la organización (orden alfabético, número de habitantes o de afiliados, volumen de facturación, fechas de nombramiento, etc..)

3. Conclusiones.

Para terminar, podemos dar por cerrado este esbozo de teoría del ceremonial y el protocolo con las siguientes conclusiones:

1. La necesidad de ceñirnos a los dos principios que han de infundir cualquier ceremonia: el respeto a los criterios democráticos de orden y justicia imperantes en nuestra sociedad y el equilibrio entre la tradición y el respeto a los valores constitucionales.

2. La importancia de consolidar el ceremonial de los ciudadanos junto al ceremonial del Estado, con la elaboración de códigos y manuales internos en las organizaciones.

3. La urgencia de que jefes y jefas de protocolo de organismos oficiales aprendan a respetar el necesario protagonismo de las fuerzas sociales y la sociedad civil, y que en las organizaciones privadas hagan valer su derecho a ser visibles en el imaginario colectivo con arreglo a sus méritos y representación.

4. No será posible establecer un verdadero marco teórico del ceremonial y el protocolo fuera de ámbitos de estudio universitarios, por lo que desde aquí animo a todos ustedes a que profundicen en su investigación.