Correspondencia comercial. ¿Cómo escribir una carta comercial?

Cómo escribir una buena carta comercial

Elementos para escribir una carta comercial

Una carta comercial, a diferencia de la correspondencia personal , no debe estar escrita a mano. Como dijimos en un artículo en el que tratábamos el tema sobre hablar por teléfono, la carta debe tener un buena presentación porque es la imagen que vamos a ofrecer de nuestra empresa al destinatario de la misma.

Una empresa que recibe una carta mal escrita se podría hacer una idea equivocada sobre nuestra compañía. El hecho de enviar una carta mal redactada, con faltas de ortografía, con tachones, utilizando un papel inadecuado, etcétera, puede comprometer nuestra imagen como empresa. Pero además de presentar una buena imagen estética en una carta es muy importante la claridad en los conceptos y la brevedad.

El papel para escribir una carta comercial

El papel debería ser blanco, con un membrete y el logotipo de la empresa. O bien, simplemente, el membrete con los principales datos de la emrpesa tales como el nombre, la dirección, los teléfonos, el fax, la dirección de correo electrónico y la dirección de la página web, si se tiene.

Calidad. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y de ensobrar. El tamaño utilizado por la mayoría de las empresas y profesionales es el tamaño DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35). El formato más utilizado internacionalmente es el formato DIN A4.

Tipos de letra - fuentes para la carta

No debemos escribir nuestra correspondencia comercial a mano, bien seamos un profesional bien seamos una empresa. Podemos utilizar una máquina de escribir -manual o eléctrica- o un ordenador.

El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética, Trebuchet o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador pero que son muy poco legibles o son poco "serias".

Hay que tratar de evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en nuestras cartas. Cuando se utilizan varios tipos de fuentes para remarcar cada palabra, queda nuestra carta como una exposición de tipos de fuentes. El mismo consejo sirve para la utilización de los colores. No utilizar demasiados colores distintos en la fuente utilizada en la carta.

El sobre para enviar una carta comercial

Para enviar las cartas uno de los sobres más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja supone un buen ahorro de tiempo y dinero ya que nos evita tener que añadir los datos del destinatario en el sobre, bien escribiéndoles a mano o a máquina, o bien teniendo que pegarle una etiqueta. La ventana puede ir en la parte izquierda del sobre o en la parte derecha, dependiendo del formato que tenga la empresa para sus cartas, facturas, etc.

La medida más utilizada para los sobres comerciales -salvo formatos especiales para documentos, etc.- es el tamaño 22 x 11, 5 cm aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente -si es una empresa que trabaja con algunos formatos de documentos, contratos, etc. diferentes al estándar A4-. El sobre debe tener impresa la dirección de la empresa y, opcionalmente, su logotipo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite -datos del remitente- suelen ir colocados en la parte delantera del sobre -aunque también pueden ir colocados impresos en la solapa posterior del sobre-.

Los datos importantes que no deben faltar en una carta comercial

Pondremos los datos del destinatario en la parte superior izquierda del papel, aunque también se admiten en la parte derecha. Debajo dos o tres líneas después se escribe la fecha -datar la carta-, indicando también el lugar desde donde se escribe (León, a...). Es mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos se suele indicar s/ref o n/ref - ver abreviaturas -, que hace referencia al asunto tratado.

Para encabezar la carta las fórmulas muy diversas: Estimado señor... , Muy señor mío / nuestro ..., Apreciado señor ..., Distinguido señor ..., Muy distinguido señor ..., etcétera.

Las fórmulas son válidas en función del conocimiento más o menos personal de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo, mérito o título.

Una vez encabezada la carta hay que escribir el cuerpo del mensaje. En este apartado explicaremos lo más concisamente posible el motivo de la carta. Ante todo ir al grano y ser breves. Plantearemos los puntos fundamentales que son el objetivo por el cual se escribimos la carta -reclamación de un pago, realización de un pedido, consulta de precios, petición de un catálogo, etcétera-.

En caso de que sean varios los asuntos tratados, trataremos cada uno de ellos en párrafos separados. Tendremos que procurar dejar un amplio margen izquierdo -al menos 2, 5 ó 3 centímetros-. El margen derecho puede ser algo más estrecho que el izquierdo. En la medida de lo posible, es mejor "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.

Despedida y firma de la carta comercial

Es la despedida y final de la carta, debemos utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Hay que evitar utilizar formas obsoletas como 'Dios guarde a Usted muchos años', 'Quedo a sus pies', etcétera.

Aunque hay múltiples formas de finalizar una carta podemos utilizar expresiones de este tipo: A la espera de sus gratas noticias..., Sin otro particular por el momento..., Reciba un cordial/atento saludo..., Se despide atentamente..., Un saludo..., etcétera.

No debemos olvidar que unas líneas, tres o cuatro, por debajo de esta fórmula de despedida debería ir nuestro nombre y nuestra firma -de nuestro puño y letra- aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia que puede tener una empresa, la firma podrá estar impresa o hecha mediante un sello de caucho-. Lo que nunca debe suceder es enviar una carta sin firmar.

Consejos para escribir una carta comercial de forma correcta

Unas sugerencias para escribir de forma apropiada una carta comercial:

1. Evitar faltas de ortografía.

2. Escribir las cartas por una sola cara del papel.

3. Si escribimos varias hojas, no hay que olvidarse numerar todas las hojas.

4. Insertar una línea en blanco entre los párrafos.

5. Es recomendable insertar algunas tabulaciones para hacer más claro y legible el contenido de la carta.

6. La firma debería ser hecha a mano. Rúbrica de puño y letra. Hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida por lo que se puede utilizar una firma "impresa".

7. Evitar tachones, manchas, arrugas, etcétera. Tendremos que repetir la carta cuantas veces sea necesario hasta que esté bien hecha.