Correspondència administrativa. La carta

Protocol Municipal: Correspondència administrativa. La carta

La carta

Aquest model de document forma part de la documentació administrativa revisada i aprovada per la Comissió Assessora de Llenguatge Administratiu.

Definició

La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal de contingut general, no prevista en la tramitació d'un procediment administratiu.

Criteris generals de redacció

Com hem vist a la definició, la carta pot tractar de més d'un tema, i aquests poden ser molts variats segons si es tracta de relacions personals, comercials o administratives. Les breus explicacions que tot seguit us exposarem afecten principalment, però no exclusivament, les cartes pròpies de la relació administrativa.

Com a principi general, la redacció administrativa ha de ser clara, rigorosa i concisa. Així, per aconseguir aquests propòsits cal partir d'una estructuració lògica del text en què, per mitjà de paràgrafs breus i separats, es distingeixin els tres grans blocs d'informació: presentació, desenvolupament i conclusió. Això vol dir, doncs, que abans de començar a redactar una carta, cal seleccionar la informació que ha d'incloure. Un cop seleccionada la informació i organitzada en blocs homogenis, cal triar aquells recursos de la llengua que faciliten la simplificació i la precisió de la redacció. Així, sempre que sigui possible, cal mantenir l'ordre lògic de la frase (subjecte, verb i complements), cal utilitzar els mots o els termes adequats al nivell de precisió i cal fer frases curtes i ben puntuades.

Destinació

Els destinataris d'una carta tant poden ser particulars com institucions o organitzacions. Normalment aquests destinataris s'identifiquen al marge superior dret de la carta, de manera completa o reduïda. La informació completa és la mateixa que apareix en l'adreça d'un sobre. Quan per qüestió d'espai es redueix a la informació mínima que ens permet identificar amb facilitat el destinatari, només s'hi consigna el nom o el càrrec i la localitat.

Salutació

Cal ajustar la fórmula de salutació al to de la relació que s'expressi en el cos de la carta. Les fórmules més habituals són les següents:

- Distingit senyor / Distingida senyora. És adequada per a comunicacions solemnes i de màxima consideració.

- Senyor/Senyora. És la més general i a la vegada és respectuosa i atenta.

- Benvolgut amic / Benvolguda amiga. És una salutació adequada per a situacions de franquesa i cordialitat.

Cos

A part dels criteris generals de redacció expressats i com a tret que afecta tot el text de la carta, convé recordar que des del primer moment cal definir el to de relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s'ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial.

Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l'emissor del receptor. Per a l'emissor podem triar entre la primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, cal escriure en primera persona del singular.

Pel que fa al receptor, la forma preferent és el tractament de vós, que presenta força avantatges. El tractament de tu només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.

Comiat

El comiat, com la fórmula de salutació, també presenta un seguit de variants. Cal que hi hagi, però, una correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat, que a la vegada han de ser adequades al to general del document.

Entre les possibles fórmules de comiat, us detallem les següents, ordenades de la màxima cortesia a la mínima:

- Us saludo/em amb respecte.

- Aprofito/em aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament.

- Ben atentament.

- Atentament.

- Cordialment.

- Una salutació cordial.

- Ben cordialment.

Signatura

L'estructura més habitual de la signatura d'aquest document és la següent:

- Signatura.

- Nom i cognoms.

- Càrrec.

A diferència d'altres documents, la carta, com que és un document interpersonal, dóna preferència a la persona, i el càrrec se situa en aposició, en darrer lloc, i, per tant, no s'ha d'introduir per mitjà de l'article determinat.

Datació

Si el paper de carta duu impresa l'adreça, i la localitat ja hi figura, se'n pot prescindir i la datació es pot reduir a expressar el dia, el mes i l'any. Si no és així, cal indicar primerament la localitat i, després d'una coma, la data.

Igual que l'ofici, la carta té un sistema de datació doble pel que fa a l'emissió. Des d'un punt de vista formal, però, la data que cal tenir en compte és la del registre de sortida.

Informació ocasional

Fora del cos de la carta també hi ha la possibilitat d'afegir al peu de l'escrit informacions addicionals, com poden ser les referències a documents, annexos, etc. Normalment aquestes informacions s'introdueixen per mitjà de les sigles PD (postdata: després de la data) o PS (post scriptum: després de l'escrit).

En aquest apartat, també hi podem trobar les inicials de qui redacta (en majúscules) separades per una barra inclinada de les inicials de qui transcriu el text (en minúscules). Per exemple: CD/mc.

Identificació de l'organisme

Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de la carta (amplada de marges, situació del logotip i de l'adreça, etc.), atès que afecta tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.

Ver carta de ejemplo.