07. Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.

Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.

La elaboración de bases de datos exige la dotación adecuada de equipos, soportes y programas informáticos y un seguimiento y comprobación constante de los datos. Tener una buena base de datos es fundamental en un servicio de protocolo y dotarnos de una buena herramienta informática facilitará nuestro trabajo en la preparación de todos los actos. El procedimiento de creación, actualización y explotación de la Base de Datos Institucional (BDI) tiene como objetivo fundamental identificar a los colectivos de personas que deben formar parte de la misma.

La BDI es el conjunto de registros de personas con las que la Unidad de Protocolo mantiene una relación habitual y/o son de interés general.

Se necesita una aplicación informática que permita la creación, mantenimiento y explotación de los ficheros de nombres y direcciones de personas e instituciones con las que nos vamos a relacionar.

Nos permitiría llevar un control de los actos que tenemos hoy, los pendientes y los pasados. Hacer los programas de cada acto. Consultar un acto con sus pormenores, incidencias, cómo se desarrolló, quiénes asistieron, e incluso su repercusión mediática. Podríamos encontrar cualquier dato de interés para una situación en concreto, incluso la tarea desempeñada por cada miembro del equipo que forme parte de la unidad de protocolo.

Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones, abarcaría los datos profesionales de las personas e instituciones, además mantendría información histórica de los distintos contactos, invitaciones, actos acontecidos entre dichas personas/instituciones y la Universidad.

Con la creación y actualización de esta BDI se deberán obtener los siguientes productos:

- Consultas con salida por pantalla o papel sobre personas y/o colectivos específicos.

- Listados posibilidad de selección y ordenación por distintos conceptos.

- Etiquetas de direcciones (por orden alfabético, por rango, por actos realizados, etc.).

- Sobres con tamaño normalizado.

- Cartas personalizadas.

- Selección de personas (con opción a repetir o no las personas que pertenezcan a distintos colectivos).