07. Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.
Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones.
Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.
La elaboración de bases de datos exige la dotación adecuada de equipos, soportes y programas informáticos y un seguimiento y comprobación constante de los datos. Tener una buena base de datos es fundamental en un servicio de protocolo y dotarnos de una buena herramienta informática facilitará nuestro trabajo en la preparación de todos los actos. El procedimiento de creación, actualización y explotación de la Base de Datos Institucional (BDI) tiene como objetivo fundamental identificar a los colectivos de personas que deben formar parte de la misma.
La BDI es el conjunto de registros de personas con las que la Unidad de Protocolo mantiene una relación habitual y/o son de interés general.
Se necesita una aplicación informática que permita la creación, mantenimiento y explotación de los ficheros de nombres y direcciones de personas e instituciones con las que nos vamos a relacionar.
Nos permitiría llevar un control de los actos que tenemos hoy, los pendientes y los pasados. Hacer los programas de cada acto. Consultar un acto con sus pormenores, incidencias, cómo se desarrolló, quiénes asistieron, e incluso su repercusión mediática. Podríamos encontrar cualquier dato de interés para una situación en concreto, incluso la tarea desempeñada por cada miembro del equipo que forme parte de la unidad de protocolo.
Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones, abarcaría los datos profesionales de las personas e instituciones, además mantendría información histórica de los distintos contactos, invitaciones, actos acontecidos entre dichas personas/instituciones y la Universidad.
Con la creación y actualización de esta BDI se deberán obtener los siguientes productos:
- Consultas con salida por pantalla o papel sobre personas y/o colectivos específicos.
- Listados posibilidad de selección y ordenación por distintos conceptos.
- Etiquetas de direcciones (por orden alfabético, por rango, por actos realizados, etc.).
- Sobres con tamaño normalizado.
- Cartas personalizadas.
- Selección de personas (con opción a repetir o no las personas que pertenezcan a distintos colectivos).
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
En todos los actos organizados por la institución universitaria se establecerá la posición de la presidencia, que ocupará un espacio diferente al resto de invitados. -
Invitación del Rector a los directivos de la universidad para la entrega del título de "Visitante Ilustre" -
Es importante preparar la sala de reuniones, cuyo elemento principal es la mesa de reuniones, alrededor de la cual tiene lugar la reunión -
Según el tipo de visita y el rango del visitante, se recibe y acompaña de distinta forma. -
Las visitas institucionales son aquellas realizadas por distinguidas autoridades y personalidades con motivo de una invitación previa para acudir a algún acto promovido por la Institución. -
El Ceremonial viene marcado por el tipo de Acto que tengamos que organizar, ya sea un Acto solemne, administrativo, académico o pertenezca a la clasificación que hemos dado a "otros actos". Vamos a definir unas líneas guías para cada tipo de Acto, -
Regalos institucionales, corporativos y publicitarios. -
Tratamientos debidos a los distintos cargos ostentados en las Comunidades Autónomas. -
La televisión es el medio de masas por excelencia y el momento que nos toca vivir tenemos que convivir con ella. -
Tratamientos debidos a los miembros de las Cortes Generales. -
La distribución de los puestos de las demás autoridades se hará según las precedencias que regula el Real Decreto 2099/1983. -
Las invitaciones, notas y tarjetones deben cuidarse especialmente, ya que en ellas viaja la imagen de nuestra Institución, contribuyendo a su buen nombre y prestigio.