Buenas maneras en las reuniones de negocios

Reglas de etiqueta para las reuniones de negocios

En el mundo de la empresa las reuniones de trabajo, del tipo que sea, son bastante habituales. Las personas que asisten a estas reuniones deberían conocer un conjunto de reglas y normas de etiqueta a seguir que hagan que las relaciones sean más cordiales y exitosas.

10 reglas de etiqueta a tener en cuenta para las reuniones de trabajo o de negocios

1. La puntualidad

Es importante conocer las limitaciones de tiempo de muchos de los participantes en una reunión. Retrasar el comienzo de una reunión puede suponer tener que retrasar o posponer otros trabajos o reuniones que se habían planeado para ese mismo día. La impuntualidad puede ser la causa de un despido o del fracaso de una negociación.

2. Vestuario adecuado

Es necesario conocer el "código de vestuario" (dress code) de la empresa y presentarnos en la reunión debidamente vestidos. Cada sector empresarial o gremio, puede tener diferencias notables  en cuanto al tema del vestuario. Hay que tratar de acomodarse, de la mejor forma posible, a este código o etiqueta en el vestuario. Si causamos una mala impresión vamos a empezar con mal pie esa reunión.

3. Los buenos modales y la buena educación

Las prisas, el estrés... no son una disculpa para dejar los buenos modales a la puerta de la sala o despacho de una reunión. Hay que saber saludar, presentar, entablar o seguir una conversación, despedirse, etcétera. No hay ninguna excusa para tener malos modales por muy mal día que tengamos.

4. Preparación: llevar la 'lección' bien aprendida

No es muy recomendable dejar que la improvisación sea la que domine la reunión. Hay que tener todo bien preparado, organizado y coordinado. La falta de preparación de una reunión puede dar al traste con un buen negocio, acuerdo o alianza. Un buen negociador sabe cuando la otra persona está bien preparada. La falta de preparación es una descortesía hacia los demás participantes, dando a entender la poca importancia que le concede a esa reunión.

5. Saber hablar y saber escuchar

Cuando haya que exponer un tema, realizar una presentación o decir unas palabras (o un discurso) tenemos que ser todo lo breves y concisos que podamos. Debemos vocalizar bien, hablar con un tono y volumen adecuado, y no gesticular demasiado. Cuando hay turnos de preguntas, pequeños coloquios o debates, debemos aprender a escuchar y a no interrumpir.

6. Organización: no se deja nada al azar

Si además de la reunión planeamos otras actividades como una comida, una visita a unas instalaciones, etcétera,  hay que tenerlo todo bien organizado, con sus tiempos, sus recorridos, sus permisos, materiales necesarios (casos, monos o fundas, guantes, gafas), etcétera.

7. Saber estar: el buen comportamiento general

Al llegar a una reunión de trabajo o de negocios no debemos sentarnos en el primer sitio que encontremos libre, ni tan siquiera en el sitio que podemos tener asignado mediante una tarjeta identificativa. Hay que esperar a que lo hagan lo anfitriones o bien nos inviten a sentarnos.

Es probable que antes de sentarnos se hagan las correspondientes presentaciones entre todos los asistentes. Las presentaciones se hacen de la misma forma que en el ámbito social, de más a menos. El momento de las presentaciones es el momento ideal para intercambiar las tarjetas de visita . Siempre limpias, sin anotaciones, arrugas, manchas, etcétera.

Una vez que nos invitan a sentarnos, nada de tumbarse, reclinarse o adoptar otras posturas que no sean las correctas para estar sentados. Mejor, sin cruzar las piernas. El cuerpo erguido y la cabeza alta (mejor no apoyar la cabeza en la mano, como si nos pesara). Las manos, siempre, encima de la mesa, nada de esconderlas bajo la mesa.

8. Prestar atención

Debemos estar atentos a lo que se habla en la reunión y no a lo que pasa a nuestro alrededor. La falta de atención también es una falta de educación y respeto hacia la persona que está hablando.

9. Comunicación no verbal: los gestos

Cuidado con los gestos que hacemos tanto de forma consciente como inconsciente. Gestos tan poco apropiados como rascarse la cabeza, meterse el dedo en la nariz o el oído, hurgarse entre los dientes, rascarse la entrepierna, etcétera. Pero no solo los gestos 'vulgares' o 'nada higiénicos' son poco adecuados. Hay que gestos que pueden acompañar a una conversación o a una presentación que pueden molestar como señalar con el dedo, hacer algún tipo de gesto que pueda dar a entender que la otra persona es tonta, está loca o ida, que no tiene ni idea de lo que dice, etcétera. Cuidado, mucho cuidado con la comunicación no verbal.

10 Respeto por los demás y por las cosas ajenas

La lista de reglas y sugerencias sería interminable: no es correcto interrumpir o molestar, tanto al que habla como a los que escuchan recibiendo llamadas al móvil-celular cada poco, haciendo ruido con nuestros papeles, jugando con el ordenador o el teléfono móvil -celular- o con cualquier otro objeto, levantándonos a cada momento... y otros comportamientos similares. También hay que tener cuidado con los objetos que utilizamos: sillas, mesas, paneles o encerados, ordenadores, proyectores, etcétera.