El protocolo, una herramienta para generar y sostener negocios.

En un mundo cada vez más globalizado y exigente, manejar aspectos clave en relaciones públicas y culturales abre las puertas a nuevas oportunidades, cuida la imagen de la marca y conserva contactos ya conquistados. La comunicación no verbal y los obsequios adquieren un marcado protagonismo.

Como premisa para generar y mantener negocios, cualquier empresario debe conocer o saber delegar aspectos esenciales del día a día, como la investigación de mercado, posicionamiento de marca, de marketing, administración y finanzas y negociación con proveedores, por citar algunas determinaciones básicas. Pero esto no alcanza en un mundo globalizado y exigente. Acciones vinculadas al protocolo y ceremonial se tornan cada vez más importantes para consolidar ese vínculo: aprender a relacionarse y saber cuidar la imagen de la compañía. El ceremonial empresario no se encuentra muy sistematizado aún en el ámbito pyme, algo que sí manejan con destreza las grandes corporaciones. Pero tanto cuidar y potenciar las relaciones públicas como conocer la cultura de los países con los que la pyme desea establecer un vínculo, hoy significa motorizar nuevas oportunidades y hasta eficientizar la caja de la compañía, con el fin de evitar viajes innecesarios o improductivos.

"Actualmente, al empresario o responsable de negocios de la pyme se le exige un plus. Necesita saber manejar los tiempos, cuidar las formas y hasta hablar dos idiomas para formar parte del mundo de las compañías interculturales. Ya no basta solamente con tener habilidades respecto del negocio", destaca Silvia Graciela Molinari, licenciada en relaciones humanas y públicas, autora del libro "El ceremonial institucional y de los negocios".

Entre el empresariado pyme aún es bastante desconocida esta modalidad que nació en la Edad Media en las grandes monarquías, cuando los funcionarios se peleaban por conquistar los mejores lugares. Y hasta hace pocos años, sólo se ajustaba al mundo diplomático. Es por ello que el ejecutivo quizás no le otorga la importancia que merece.

"La antigua función del lobbysta se globalizó y cambió para los negocios. Hoy se le pide a cada ejecutivo que se relacione bien, que sepa organizar una reunión y pueda alinear la imagen de marca a la empresa. De a poco, el empresario pyme se va concientizando de esta importancia y se capacita para ello. El miedo es cada vez mayor a perder negocios por no cuidar las formas", explica Molinari.

Puntos básicos.

El ceremonial ofrece un gran abanico de acciones que pueden ser ejecutadas por cualquier empresario. Pero, ¿qué incluye para no dejar nada librado al azar? Se pueden destacar: saber armar y manejar reuniones y la comunicación no verbal (lo que decimos con nuestra ropa, el cuerpo, la dialéctica). "Hay que pensar que se trabaja con empresarios que tienen otra cultura. Por ejemplo, el color más importante para un oriental es el dorado, ya que lo relacionan con la monarquía, y el blanco para los países musulmanes es sinónimo de duelo", indica Orlando Martín Bafundo, director ejecutivo de la consultora Oficinadeceremonial.com.

Luis Colángelo, titular de la cátedra ceremonial y protocolar de la carrera en relaciones públicas de UADE, agrega que lo que tiene como virtud este conocimiento radica en saber fortalecer las distintas acciones con un sentido común. "La empresa debe saber mostrar virtudes como defectos, así consolida una imagen que luego canalizará con buenos negocios. Por ejemplo, si voy a un negocio y siento frialdad en el vendedor, no volveré. Si no me ayuda en la compra, es un mal vendedor. En una empresa sucede lo mismo. Hay que saber demostrar el afecto, invitar a conocer la firma, hay que decirle por qué es bueno el producto y entregar material de información", destaca Colángelo.

Los expertos aconsejan tener muy en cuenta la puntualidad, que en el exterior es una de las premisas más importantes; incluso llegar a la cita hasta 10 minutos antes, y saber manejar los tiempos, aspectos ellos que se aprenden con el estudio previo de la cultura del país que se visita. De esta forma, al optimizar los tiempos y personas importantes para dialogar, el empresario puede retornar al país con muchos más contactos. "Hay un pequeño avance en la profesionalización en ceremonial de negocios, pero aún el empresario necesita capacitarse, ya que muchas veces consideran este aspecto como poco importante, y luego regresan de una misión sin los principales contactos", indica Bafundo.

Cómo mostrarse en el exterior.

Según apunta Molinari, el perfil ideal del empresario en un viaje de negocios debe reunir las siguientes características: tener una actitud abierta y pensarse a sí mismo como un embajador de la empresa y también del país; ser flexible y tolerante en las opiniones; sostener gestos correctos, vestirse adecuadamente, saber plantear sus tiempos a la contraparte sin ofenderlo.

"La actitud de una persona puede advertirse claramente, tanto en sus palabras como en sus gestos y, mediante ellos, expresa sus estados de ánimo, su conformidad, desinterés y su superioridad en una reunión, y especialmente en el ámbito de los negocios", sostiene la doctora en sociología del Trabajo.

De acuerdo a la experiencia de Colángelo, lo primero que hay que transmitir cuando se sale al exterior es que somos parte de un país del primer mundo en comportamiento y modales; demostrar que conocemos las formas de negocios de la contraparte y no esperar a que nos cuenten todo, al igual que saber negociar sin presionar. "Hay que entender mucho de psicología, para captar el pensamiento del otro y satisfacerlo", indica el experto, afirmando que si el empresario del exterior reconoce en el argentino buenas condiciones intelectuales, y la firma se encuentra bien posicionada a nivel local, el negocio tiene grandes chances de concretarse.

Molinari agrega que, al relacionarse con el exterior, el ejecutivo se encontrará con distintas culturas en el vínculo de la vida personal y laboral. Por ejemplo, el oriental primero querrá conocer la casa del empresario antes de sentarse a negociar. Desconocer estos grandes detalles conlleva a incursiones en fatales errores, como armar una agenda de recepción de visita muy corta para un empresario oriental, o muy extensas para un ejecutivo estadounidense, quienes en general buscan hacer negocios y retirarse rápidamente.