Reuniones de negocios. Buenos modales y guía de comportamiento

Buenos modales y reuniones de negocios: reglas de cortesía

Las nuevas tecnologías están empezando a hacer mella en las reuniones presenciales de negocios, pudiendo participar, en algunas de ellas, por medio de sistemas de multi-conferencia o video-conferencia. No obstante, las reuniones presenciales, siguen siendo las más habituales.

Amén de llevar un vestuario adecuado para la ocasión y, cómo no, ser puntuales, hay algunas cuestiones básicas que debemos tener en cuenta cuando participamos en una reunión.

Reglas de cortesía y etiqueta para las reuniones de negocios

1. Hay que saber escuchar. Las cuestiones tratadas en las reuniones de negocios, pueden ser más o menos interesantes pero debemos aprender a escuchar a todo el mundo de forma activa.

2. Atención. No solo con escuchar es suficiente. Hay que prestar atención y no hacer otra cosa a la vez -no es lo mismo oír que escuchar-. Hablar por el teléfono móvil -celular-, mirar por la ventana, leer el periódico, un libro, etcétera. Es una considerable falta de respeto no atender a las explicaciones o exposiciones de los demás.

3. Saber hablar. Cuando hablamos debemos tener en cuenta que hay que mirar a los ojos de los demás (nada de hablar para nuestra corbata). Hay que hablar de forma clara, con un tono de voz adecuado y valorando el tiempo de los demás, por lo que no debemos pararnos en detalles poco importantes o significativos.

4. Preguntar. Las preguntas deben tener relación con los temas tratados. Hay que dejar que las personas acaben sus explicaciones y dejar terminar las intervenciones de los demás. Si hay interrupciones, deberán ser justificadas.

5. Tiempo. Las reuniones suelen tener una duración prefijada de antemano. Hay que medir bien el tiempo y evitar alargar las reuniones más allá del tiempo establecido. Los horarios están para cumplirlos.

6. Discusiones. Las diferencias, que suele haberlas, deberán ser tratadas con el máximo respeto y educación. Nada de voces, imposiciones o "espantadas" (abandonar la reunión de forma airada). Las cosas se hablan y se discuten, pero siempre en buenos términos.

7. Ausentarse. Abandonar una reunión sin haberla finalizado solo puede hacerse por razones muy importantes o de fuerza mayor. No es correcto dejar la reunión por cuestiones triviales o por un simple enfado. Si se necesitamos 'pedir tiempo', se puede solicitar un "receso" y tomar unos minutos para resolver algún problema puntual. Si es importante, se puede solicitar un aplazamiento de la reunión.

8. Conversaciones. En los tiempos "muertos" o pausas, las conversaciones no deben entrar en temas polémicos que puedan dar lugar a discusiones. Temas sobre religión, política, preguntas personales, etcétera, deberían ser descartados. Si llega el caso, podemos dar respuestas poco comprometidas. Es mejor no decantarse por una opción en concreto. Muchas de estas opiniones pertenecen al ámbito privado de las personas.

9. Respeto. Las formas no se deben perder en ningún momento. Vaya como vaya la reunión hay que saber mantenerse en su sitio. No es mejor negociador teniendo un comportamiento grosero. Ser 'agresivo o duro' negociando no quiere decir que no tengamos educación y buenos modales.

10. Educación. Saludar al llegar y al despedirse; pedir la palabra de forma educada; solicitar las cosas, por favor; dar las gracias, etcétera, son cuestiones a tener en cuenta para tener una relación cordial y fluida con el resto de participantes.

Una reunión de trabajo no es un campo de batalla, sino un punto de encuentro. Pueden darse posturas o puntos de vista diferentes, pero no por ello debemos crear un clima de hostilidad. Los comportamientos negativos u hostiles no facilitan las relaciones ni ayudan a la consecución de los fines para los que se realizan las reuniones.