25. Visitas protocolares.

Visitas protocolares.

- Recepción de las visitas.

- Entrega de información (opcional).

- Escolta de la visita hasta el despacho correspondiente.

- Entrega de un presente.

- Recorrida por el edificio universitario (opcional).

- Acompañar la visita hasta la puerta de salida y despedirla.

Se recomienda averiguar previamente las condiciones del visitante (discapacidad, religión, gustos, costumbres, idioma, etc.). No dudar en preguntar si tiene requerimientos especiales.

Esperar en la puerta principal y acompañar a las visitas hasta el despacho del Rector o la máxima autoridad institucional.

Indicar a los visitantes el lugar donde tomarán asiento. Si es un grupo reducido, se puede indicar el sitio verbalmente; de lo contrario, conviene colocar tarjetas de ubicación, teniendo en cuenta el orden de precedencia.

La ubicación del invitado más importante será a la derecha de la máxima autoridad.

Si el visitante es una personalidad de primer nivel, la autoridad junto al responsable de Ceremonial, lo esperará en la puerta principal.

Cuando la Universidad reciba la visita de personalidades de la política, ciencias, artes, etc., se le entregará un presente, el cual deberá ser puesto en manos de la visita por la máxima autoridad.

Si fuera necesaria la presencia del intérprete, éste se ubicará entre la máxima autoridad y el visitante más importante, de modo tal que no interfiera entre ambos. Si hay café o bebidas, primero se sirve a las visitas y al final al anfitrión. Al término de la reunión, la visita debe ser conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente.

Es conveniente consignar los datos del visitante en una ficha o, en el caso de que exista, en el libro de visitas para el archivo y posteridad.