12. Programación de los actos. Las invitaciones.

CAPÍTULO II

"De las invitaciones"

Artículo 33. Modelos.

La UNED puede optar por uno de las siguientes formas de invitación, o compatibilizarlas en función de las necesidades y el tipo de acto:

- Impresas: las invitaciones impresas se utilizarán en aquellos actos en que, por su propia naturaleza o la de sus invitados, requieran una mayor solemnidad en su invitación.

- Carta personalizada: se enviará una carta personalizada firmada por quien invita a aquellas personas sobre las que se tenga un especial interés en su asistencia al acto.

- On-line: Las invitaciones on-line serán utilizadas en todos los actos no contemplados dentro de las invitaciones impresas y serán enviadas desde rectorado.

El personal de la Universidad recibirá la notificación de los actos siempre a través esta vía.

(Anexo 8)

Artículo 34. Contenido.

- Escudo de la Universidad en las invitaciones on-line y logotipo en las invitaciones impresas.

- Cargo y nombre de la persona que invita, ambos sin tratamiento puesto que no resulta cortés aplicarlo a uno mismo.

- A quién se invita, en caso de optar por personalizar la invitación.

- A qué se invita.

- Lugar donde se celebrará el acto. Cuanto más se detalle más fácil será para los invitados. Si no se considera suficiente se puede adjuntar en el reverso de la invitación o en otra tarjeta un croquis orientativo.

- Fecha: día y hora en que tendrá lugar el evento. El año se reflejará al final de la invitación indicando también el lugar. Ejemplo: Madrid, 2008.

- En caso de que asista alguna personalidad relevante que vaya a presidir el evento o cuya importancia convierta su asistencia en un factor determinante se puede reflejar en la invitación siempre que haya confirmado su asistencia. Se debe ser muy prudente en estos casos.

Además de estos datos principales, se pueden añadir otros complementarios en el mismo tarjetón, a ambos lados de la parte inferior, o en un tarjetón anexo o Nota de Protocolo:

- Advertencia de que se debe acudir con cierta antelación.

- Etiqueta fijada por el anfitrión.

- Existencia de zonas de aparcamiento.

- Celebración de algún evento complementario.

- Confirmación de asistencia: en caso de no integrar la petición de confirmación en la propia invitación, la Unidad de Protocolo dispone de unas tarjetas en las que aparece el escudo de la universidad y el teléfono dispuesto para atender dichas solicitudes.

- Requerimiento de cualquier tipo de credenciales o documento acreditativo para acceder al evento.

- Duración aproximada.

- Entrada por una determinada puerta.

- Asignación de localidades.

- Incluso a veces se ofrece un resumen del programa del acto.

Anexo 8.